Menu
Zulke projecten heeft impact op mensen, zeker in een dichtbevolkt land als Nederland. Of dit project nu draait om de aanleg van een energienet, het plaatsen van windmolens of zonnepanelen: je bent als projectteam dan altijd te gast in de omgeving. Het is daarom van belang om de omgeving van een project vroegtijdig bij de besluitvorming te betrekken.
Maar dat creëert ook weer een spanningsveld, want een vuistregel is: hoe meer mensen er bij de besluitvorming betrokken worden, hoe langer de uiteindelijke besluitvorming zal duren. Dat is op zich niet zo vreemd, met zo veel verschillende deelnemers, visies, belangen en belevingen.
De vraag is dan; Hoe breng je zulke besluitvorming dan in de versnelling? De inzet van een GDSS is daarbij een katalysator voor gedragen besluitvorming, geheel in samenhang met de omgeving en in verbinding met alle actoren.
Complexe vraagstukken hebben in essentie dezelfde rode draad: de betrokkenheid van meerdere stakeholders en organisaties, onduidelijkheid van doel en middelen, conflicterende belangen, inhoudelijk complexe materie en tijdsdruk.
Een GDSS (Group Decision Support Systeem) biedt dan uitkomst. GDSS is software die digitale ondersteuning biedt om bijeenkomsten effectiever, efficiënter en meer gestructureerd te laten verlopen. Het doel is om te ondersteunen overeenstemming te bereiken en versneld tot inzicht en besluitvorming te komen.
De online werkomgevingen binnen de software zijn namelijk geheel aan te passen aan de specifieke vragen en wensen van een project. Ze geven inzicht in het totaal van de groep en de stem van iedere individuele deelnemer.
De combinatie van de software, met een degelijke voorbereiding en een begeleider wordt ook wel een versnellingskamer genoemd. Tijdens versnellingskamers maken we regelmatig gebruik van het BOB model om versneld tot besluitvorming te komen in 3 overzichtelijke en gestructureerde stappen.
De stappen van het BOB model
BOB staat voor Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming. Het BOB-model helpt om effectief door het proces te bewegen van probleem/uitdaging naar besluit/oplossing.
In groepsbijeenkomsten of overleggen lopen we al snel het risico dat we ergens iets van vinden, zonder dat we voldoende tijd hebben besteed aan het vraagstuk. Om eens goed kijken wat er exact aan de hand is en daar goed en weloverwogen over na te denken.
Je ziet tijdens bijeenkomsten ook vaak de fases van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming door elkaar heen lopen. Dat geeft verwarring, brengt verschillende knelpunten en nutteloze discussies met zich mee en zorgt ervoor dat bijeenkomsten inefficiënt verlopen.
Stapsgewijs en gestructureerd door het model heen bewegen, ondersteund door de software, brengt dan wel het gewenste resultaat. Deze 3 fasen zijn onder te verdelen in:
Voorbeeldvragen in het GDSS
Werkomgeving in het GDSS
Belangrijk; deze fase is géén discussie. We willen alleen een goed overzicht (beeld) vormen van het vraagstuk.
Vragen
Werkomgeving in het GDSS
Belangrijk: In deze fase creëert iedereen hetzelfde beeld rond het vraagstuk. Gezamenlijke belangen, criteria en voorwaarden worden daarbij in beeld gebracht.
Vragen
Werkomgeving in het GDSS
Deze aanpak helpt o.a. ambtenaren, adviseurs, projectleiders en bestuurders om de omgeving aan te haken en te handelen in complexe besluitvormingsprocessen. Het helpt snel inzicht te krijgen om besluitvorming beter in te schatten, toont de (dis)consensus en laat o.a. zien welke mogelijkheden voor synchronisatie liggen. Ook wordt duidelijk welke onderwerpen, aanpassingen of optimalisaties prioriteit hebben.
En met een gemiddelde bijeenkomst duur van 3 uur in de Versnellingskamer betekent dit in de praktijk een significante versnelling van de processen.
