Participatie gemeente Rotterdam

Een leidraad om op een éénduidige wijze participatie
binnen de gemeente vorm te geven.

De afdeling Stadsontwikkeling wilde, naar aanleiding van een aantal voorvallen, een leidraad ontwikkelen om op een éénduidige wijze participatie binnen de gehele gemeente vorm te geven.

In samenwerking met Spilter is hiervoor een Versnellingskamer ontwikkeld die niet alleen het complete beeld heeft opgehaald van de huidige werkwijzen, de materialen die gebruikt werden en de verschillende wijzen waarop gecommuniceerd werd met burgers en bedrijven maar ook een nieuwe werkwijze heeft voortgebracht waardoor er een éénuidige lijn getrokken kon worden.

Participatie is een proces, het is geen doel. Bij een goede vormgeving krijgen de juiste mensen de juiste stem op het juiste moment. Er kan dan worden ingegrepen met de juiste ‘tone of voice’. 

Juist ingestoken en uitgevoerde participatie levert begrip en draagvlak op voor het uiteindelijke besluit. Ook bij de mensen die het minder eens zijn met de inhoud van dat besluit.

Hoe verbeteren wij participatie

  • Realiseren toename van het eigenaarschap op genomen besluit door betrokkenheid en transparantie.
  • Voeren een stakeholdersanalyse uit die de impact van participatie op de interne organisatie identificeert en in kaart brengt.
  • Verkorten de beleidscyclus zodanig dat evaluatie een vast onderdeel is van het participatietraject.
  • Bieden structuur en helpen u bij het vaststellen van de juiste stakeholders, hun rol in het project en het moment dat zij betrokken worden.
  • Bij onverwachte gebeurtenissen in het project kan er snel geschakeld worden over de afdelingen heen.

Leren in de praktijk​

“De ervaringen van meer dan 20 stadsontwikkeling projecten werden gebundeld binnen de Spilter omgeving over de as van participatie. De data die daaruit voort is gekomen is zeer waardevol en tevens een goed voorbeeld hoe je kunt leren van andere projecten”

– Projectmanager gemeente Rotterdam

Waar hebben wij al een Versnelling aangebracht​

De Versnellingskamer versnelt langs 4 assen:

Planning en voorbereiding

Een online voorbereidings-versnellingskamer plaatst het vraagstuk in de bredere context. Bepaald wanneer de sessie geslaagd is, welke onderwerpen behandeld worden, welke deelnemers daarvoor nodig en welke stappen te maken zijn.

Methodiek en uitvoering

Het versnelt de traditionele manier waarbij groepen tot beleids- en besluitvorming komen. Digitale methodes, die niet in een klassieke meeting te realiseren zijn, zorgen ervoor dat complexe problematiek eenvoudig en overzichtelijk behandeld kan worden.

Technologie en facilitatie

Tekstuele en grafische terugkoppelingsmethoden maken de sessie uiterst efficiënt. Hierdoor worden alleen de belangrijke zaken besproken. Invloed van dominantie en hierarchie is geminimaliseerd waardoor ook de minder gangbare meningen worden gehoord.

Verantwoording en rapportage

Eenvoudig rapporteren en verantwoorden van resultaten. Extra verslagen schrijven is verleden tijd. Alle relevante data is digitaal beschikbaar en op ieder moment oproepbaar. Alle stappen in het besluitvormingsproces liggen digitaal vast.

Snel schakelen via de Versnellingskamer

We zien dat gemeenten heel druk bezig zijn om hun participatie goed op orde te krijgen. De handboeken staan nog met natte inkt in de kast of het eerste incident of verandering van politiek bewustzijn dient zich aan. Het is dan heel belangrijk om snel te kunnen schakelen. Met de inzet van de Versnellingskamer verkorten we de beleidscyclus zodanig dat evaluatie een vast onderdeel is van het participatietraject. 

Een goede stakeholdersanalyse is een stap die vaak wordt overgeslagen. Een analyse die de impact van participatie op de interne organisatie én de beheersingsmogelijkheden daarvan identificeert en in kaart brengt. “We kennen onze pappenheimers wel”, “Deden we altijd al zo”, “Daar hebben we geen tijd voor”: met dit soort uitspraken worden we in onze projecten vaak geconfronteerd. Onze aanpak zorgt voor duidelijke lijnen en bewustwording bij beleidsmakers. 

De Versnellingskamer zorgt er voor dat –bij onverwachte gebeurtenissen in het project- snel geschakeld kan worden over de afdelingen heen. 

Contact

Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en wij kijken wat voor u de best passende oplossing is. Aan de hand van een korte intake kunnen wij een goede indicatie geven van de kosten. 

Specialist op dit onderwerp is Steven Wagemaker. Hij is bereikbaar via steven@spilter.nl