Een juiste stakeholderanalyse zorgt ervoor dat alle belanghebbenden van een project, bedrijf of organisatie worden geïdentificeerd, geëvalueerd en gemanaged. Dat zorgt ervoor dat je als communicatieprofessional of beleidsmaker inzicht krijgt in de verschillende belangen en behoeften van het stakeholdersveld, wat helpt bij het formuleren van een strategie om de betrokkenheid van te vergroten en eventuele conflicten op te lossen. Het ondersteunt je bij het ontwikkelen van effectievere communicatiestrategieën, waardoor je beter in staat bent om weerstand tegen veranderingen te verminderen.
Mensen in de omgeving willen eerder betrokken worden bij beleid en projecten in de directe leefomgeving. Zij dragen daarbij kennis, ervaring en suggesties aan; communicatief beleid wordt daarmee ook beter beleid. Maar hoe geef je daar invulling aan en maak je daar optimaal gebruik van?
Factor-C is een werkwijze met concrete ’tools’ die communicatie professionals en beleidsmakers helpt hun communicatiekracht te vergroten en meer omgevingsbewust te werken. Factor C is door de Academie voor Overheidscommunicatie ontwikkeld om communicatie in het hart van beleid te positioneren. Het is daarbij een groot voordeel dat inhoud en communicatie niet meer afzonderlijk van elkaar worden gezien. De communicatieaanpak wordt daarmee integraal onderdeel van het beleids- of projectvoorstel en besluitvorming.
Een goed uitgevoerde analyse helpt bij het identificeren van potentiële risico’s die verband houden met het project of de organisatie. Door het identificeren van deze risico’s kan je preventieve maatregelen nemen om deze risico’s te verminderen, mitigeren of zelfs geheel te elimineren, waarmee je de kans op succes aanzienlijk vergroot.
Het draagt bij aan kwalitatief betere besluitvorming: de analyse geeft inzicht in de impact die de beslissingen hebben op verschillende belanghebbenden. Hierdoor kan je beter afwegen wat de beste optie is voor alle betrokken partijen. En niet onbelangrijk; het helpt bij het opbouwen van een goede relatie met de belanghebbenden door alle belangen en behoeften serieus te nemen en daar adequaat op te reageren.
Een omgevings- en actorenanalyse vormt wat ons betreft de basis van elk doeltreffend project of programma. Met de Factor-C omgevingsanalyse (Ringen van Invloed) kan een groep het gewenste resultaat van een project of programma snel verbinden met de betrokkenen en de nog benodigde actoren. Op een interactieve manier neemt iedere actor – organisatie of persoon – deel aan een krachtenveldanalyse. Ook wordt bepaald welke rol en mate van betrokkenheid de actor moet hebben (of heeft) om het resultaat te behalen. De omgevingsanalyse verbetert de communicatieve kracht en de betrokkenheid bij en de uitvoerbaarheid van projecten en programma’s. Dit vergroot de kans dat het resultaat wordt behaald.
Naar onze ervaring vormt een ontbrekende omgevings- en actorenanalyse een serieus obstakel voor de kwaliteit en uitvoering van een project of programma. Ook leidt een ontbrekende omgevings- en actorenanalyse vaak tot vertraging in vervolgtrajecten. Of tot problemen bij het opschalen daarvan.
Men kan direct, en volledig online, aan de slag met verschillende typen stakeholders. Tevens kan aangegeven worden hoe deze in de wedstrijd zit t.o.v. het project door ze te plaatsen in de ringen van invloed.
Met de Factor-C online tool kan een groep op interactieve wijze het gewenste resultaat van een project koppelen aan de omgeving en de benodigde actoren.
Doelstellingen, contexten en de positie van actoren wijzigen immers en daarmee ook de behoefte aan nieuwe actoren of actoren in een andere rol. Vanwege de lichte werklast en de hoge opbrengst is Factor-C de ideale oplossing.
Naast dat je de tool gebruikt om met veel gemak een online sessie of fysieke sessie te begeleiden, kun je uit de sessies ook data filteren. De sessies blijven in het systeem staan en leveren daarmee ook omgevingsinformatie.
De werkomgevingen binnen het Spilter GDSS bieden de communicatie professionals en beleidsmakers ondersteunende software met zeer gespecialiseerde en configureerbare methodes, waarmee projecten vormgegeven kunnen worden. De Ringen van Invloed uit de Factor-C overheidscommunicatie leidraad is daar een praktisch voorbeeld van, die volledige gedigitaliseerd is binnen onze Spilter GDSS Software.
Spilter werkomgevingen zijn zelf-documenterend, wat betekent dat niet alleen de bijdragen van deelnemers worden vastgelegd en er direct na afloop van een sessie, met de druk op een knop, een rapportage uitgedraaid kan worden.
Overheidsorganisaties zijn vaak complex en bestaan uit meerdere afdelingen, elk met hun eigen specialisme en verantwoordelijkheden. Bij een gemiddeld project werken zomaar vijf tot tien verschillende afdelingen samen. Ieder van deze disciplines levert een cruciale bijdrage aan het succes van een project, maar het coördineren van al deze input is vaak een tijdrovende uitdaging.
Traditioneel worden de medewerkers uitgenodigd voor diverse bijeenkomsten, waar ze hun inzichten delen. Maar in de praktijk betekent dit dat zij een groot deel van hun kostbare werktijd kwijt zijn aan vergaderingen, terwijl hun andere taken blijven liggen. Dit leidt niet alleen tot een vertragende factor in projecten, maar ook tot inefficiëntie en mogelijk zelfs gemiste inzichten door afwezigheid van sleutelpersonen. Met Spilter behoort dit probleem tot het verleden.
Onze software maakt het mogelijk om snel en efficiënt input op te halen bij alle relevante afdelingen, zonder dat iedereen fysiek aanwezig hoeft te zijn op een vast moment. Medewerkers kunnen in een fractie van de tijd hun bijdrage leveren – en bij drukke agenda’s zelfs op een moment dat hen het beste uitkomt. Dit zorgt niet alleen voor een betere benutting van tijd en expertise, maar draagt ook bij aan een meer gedragen en integraal participatieplan.
Soms heeft u bij een project een bepaalde opzet gebruikt die u later, wanneer u een volgend project uitvoert, toch weer wilt gebruiken. Of is er vanuit de eigen organisatie een bepaalde aanpak die gestandaardiseerd of wellicht voorgeschreven is. Dan zijn templates een ideale oplossing voor u. Het exporteren en importeren van eerdere stakeholder analyses, inclusief actoren is met Spilter zeer eenvoudig en overzichtelijk.
Waarom de kennis die u voor zich heeft, voor uzelf houden? Of waarom iedere keer een succesvolle analyse ‘Ringen van Invloed’ opnieuw ‘programmeren’? Met Spilter is dat gelukkig niet meer nodig.
Sla alle stakeholders en de Ringen van Invloed op als sjabloon en importeer dit sjabloon om de analyse nogmaals gemakkelijk en snel uit te voeren, gedurende de looptijd van het project.
Binnen Spilter kunnen deelnemers aan de analyse al toegang krijgen tot de software, nog voor de bijeenkomst plaats vind. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld projectleden op ieder moment inloggen en actoren toevoegen en plaatsen op de Ringen van Invloed.
De beoordeling en uiteindelijke definitieve plaatsing van actoren binnen de Ringen kan vervolgens tijdens de live sessie worden besproken, door consensus weer te geven op basis van gestelde drempels – de kleurenschema’s hebben direct visuele impact- en zorgen voor het juiste gesprek. Groepen kunnen dan ter plekke conclusies trekken of nader onderzoek laten doen met een scherpe focus op wat echt relevant is.
De facilitators kunnen op ieder moment een sessierapport maken in Word-formaat (.docx) voor distributie aan deelnemers en iedereen die de resultaten van die sessie zou moeten ontvangen.
Om tegemoet te komen aan verschillende informatiebehoeften, kunnen de facilitators de volledigheid van de verslaglegging aanpassen door onnodige of overbodige informatie te verwijderen.
Op basis van de zojuist gewijzigde configuratie wordt met een druk op de knop het rapport in Word-formaat (.docx) aangemaakt. Afhankelijk van de browserinstellingen kan het rapport direct in Word worden geopend of moet het eerst worden gedownload. Word biedt alle mogelijke manieren van bewerken en natuurlijk conversie naar PDF.
De Ringen van Invloed-software biedt communicatieprofessionals een krachtig hulpmiddel om snel en effectief een stakeholderanalyse uit te voeren. Dit is een waardevol onderdeel van Factor-C, maar richt zich specifiek op één facet: de analyse van betrokkenen en hun invloed op het project. Sommige communicatieprofessionals willen echter verder gaan en meer diepgang aanbrengen in hun aanpak.
Voor die professionals is er nu een sjabloon voor de volledige leidraad Factor-C, dat met één druk op de knop kan worden ingeladen. Dit sjabloon stelt hen in staat om gestructureerd en efficiënt alle pijlers van Factor-C te doorlopen—van opgave tot aanpak. Hierdoor ontstaat niet alleen inzicht in stakeholders, maar wordt ook de gehele communicatieaanpak helder, van strategie tot uitvoering.
Gemeente Noardeast-Fryslân wil wijken zoveel mogelijk aardgasvrij maken en besloot een PAW-subsidie in recordtijd aan te vragen bij de Rijksoverheid door onze software in te zetten. Door alle betrokkenen op de juiste manier in kaart te brengen, waarbij nadrukkelijk gekeken werd naar uitvoerbaarheid, betaalbaarheid en betrokkenheid gaven zij hun ambitie aan. Daarbij werd het proces op een volledige manier vastgelegd en via een maatwerk aanpak naar iedereen gecommuniceerd.
Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en wij kijken wat voor u de best passende oplossing is. Aan de hand van een korte intake kunnen wij een goede indicatie geven van de meerwaarde van Factor C voor uw vraagstuk.
Specialist op dit onderwerp is Jerry van Staveren.
Hij is bereikbaar via jerry@spilter.nl
Naast de software bieden wij ook masterclasses aan. In de masterclass leert u onder begeleiding van onze trainers met groepen door de juiste inzet van groepsdynamieken, software, -methoden en -technieken te begeleiden naar waardevolle resultaten m.b.t. de omgevingsanalyse.
Onderdelen zijn o.a. :
Masterclass Factor-C Online Tool | € 1.500,00 |
Masterclass sessie begeleiden | € 1.500,00 |
Masterclass sessie ontwerpen | € 3.000,00 |
