Overzicht van de werkomgevingen
Klik om naar de desbetreffende werkomgeving te gaan:
werkomgeving
De facilitator of de Spilter sessie ontwerpers bouwen eenvoudig hun sessie in de relevante werkomgeving. De werkomgeving wordt geselecteerd en voor de specifieke taak configureert. Hierbij verschillen ontwerpers aanzienlijk in stijl en het GDSS kan om die reden maatwerk ingericht worden.
De meeste ontwerpers voegen eerst de relevante methodiek toe, met een duidelijke werkinstructie voor de deelnemers. Vervolgens voegen ze de volgende module (werkomgeving) toe en bouwen op die manier hun sessie op. Pas als het totale proces duidelijk is omkaderd, zullen ze, indien nodig, werkomgevingen in meer detail configureren.
Als een groep bijvoorbeeld een situatie eerst volledig moet begrijpen voordat deze probeert ‘oplossingen’ aan te dragen, kan een begeleider de sessie beginnen met brainstormen en vervolgens thematiseren wat er aan de hand is; laat de groep vervolgens prioriteiten stellen zodat zij het belang van de belangrijkste gegevens volledig begrijpen voordat ze oplossingen gaan zoeken.
Een voorbeeld aanpak zou zijn
In de sessie kan de groep brainstormen over de situatie. De facilitator kopieert deze items vervolgens naar het beoordelingsblad. Deelnemers beoordeelden de elementen op belangrijkheid, analyseerden het resultaat rechtstreeks in de resultatentabel of -grafiek en beslissen op welke items ze in de grondig onderzoek-werkomgeving moeten inzoomen.
Een effectieve en gestructureerde aanpak is cruciaal voor het succesvol begeleiden van complexe groepssessies. Door gebruik te maken van een methodisch opgebouwde sessie binnen een Group Decision Support System (GDSS) zoals Spilter, kunnen facilitators zorgen voor een efficiënte en doelgerichte samenwerking.
Wanneer een groep zich over een vraagstuk buigt, is het van belang dat alle deelnemers een gedeeld begrip ontwikkelen van de situatie voordat er naar oplossingen wordt gezocht. Zonder een gestructureerde aanpak kunnen discussies zich vertakken in verschillende richtingen, waardoor het lastig wordt om gezamenlijk tot een doordachte conclusie te komen. Een methodische aanpak helpt om het denkproces te structureren, de juiste prioriteiten te stellen en focus aan te brengen. Dit voorkomt tijdverspilling en zorgt ervoor dat de groep zich richt op de meest essentiële aspecten van het vraagstuk.
Een voorbeeld aanpak zou kunnen zijn:
Beoordelingsblad toevoegen: De gegenereerde input wordt gekopieerd naar een beoordelingsmodule, waarbij de deelnemers elk item scoren op basis van het criterium Belang op een numerieke schaal van 0 tot 10. Hierdoor wordt inzichtelijk welke elementen als meest relevant worden beschouwd.
Grondig onderzoek toevoegen: Voor de items met de hoogste score wordt een analysefase ingericht met de instructie: “Waarom is dit belangrijk?” Dit helpt de groep om niet alleen te identificeren wát belangrijk is, maar ook waarom en op welke manier deze factoren de situatie beïnvloeden.
Deze aanpak maakt het mogelijk om in een kort tijdsbestek een complexe situatie te ontrafelen en een gezamenlijk gedragen oplossingsrichting te bepalen. Facilitators kunnen deze methode flexibel aanpassen aan de specifieke behoeften van een groep en een sessie op maat ontwerpen. Het resultaat is een efficiënter besluitvormingsproces en een hogere kwaliteit van de uitkomsten.
Spilter-sessieontwerpers kunnen hun processtappen indelen in zogenaamde ‘secties’. Het gebruik van secties is grotendeels een kwestie van voorkeur. Sommige ontwerpers gebruiken helemaal geen secties, omdat ze hun processen opsplitsen in meerdere korte losse sessies. Veel ontwerpers gebruiken secties ook om processtappen op hoog niveau te onderscheiden:
Anderen gebruiken secties om abstracte fases te onderscheiden:
Aangezien een eenvoudige proces perfect zou werken met de standaard werkomgeving-instellingen, is er geen verdere configuratie nodig.
In Spilter heeft u echter ook de mogelijkheid om continu en al naar gelang de situatie, de gevoeligheid van het onderwerp of de aanwezige deelnemers de configuratie te wijzigen. Denk aan;
In Spilter zijn deze uitgebreide instellingen te maken of te wijzigen voor de groep. Zelfs nog tijdens de vergadering!
Anonimiteit en interactiviteit zorgen voor flow, wat moeilijk te bereiken is in traditionele brainstormsessies, en bijna onmogelijk in conventionele overleggen. Deelnemers genereren zelf en bouwen voort op elkaars ideeën.
Iedereen die ooit een vergadering heeft geleid of een workshop heeft gefaciliteerd, weet dat de mogelijkheid om bij te dragen geen garantie is dat deelnemers daadwerkelijk gaan delen wat ze weten of denken. Deze terughoudendheid kan voortkomen uit vele reële of ingebeelde factoren, zoals angst voor spot, persoonlijke carrière gevolgen, loyaliteit, of een algemene afkeer van spreken tot groepen of macht. Wat de reden ook is, niet willen bijdragen aan de discussie ondermijnt het doel van het proces: waarom een discussie aangaan waarin de echte problemen niet worden besproken, feiten worden verhuld (misschien zelfs verkeerd voorgesteld) en bezwaren niet worden geuit?
In Spilter zijn alle bijdragen in de basis anoniem, maar daar kan per werkomgeving van worden afgeweken.
Een besluitvormingsproces bestaat uit vele stappen. Soms wilt u de deelnemers veel informatie geven en tegelijkertijd laten doen, maar soms zult u ook even snel een aantal vragen willen stellen
In Spilter is dit allemaal mogelijk. Met de uitgebreide sessie-instellingen is het zeer eenvoudig om het proces zo duidelijk mogelijk te maken, denk aan;
Voor het oplossen van complexe problemen is niet alleen een goed doordacht proces benodigd, maar ook veel flexibiliteit. Waar men denkt dat een oplossing naartoe gaat, kan het zo maar zijn dat een ‘What-if’ een andere route prefereert waar vooraf in het proces onvoldoende rekening is gehouden. Met Spilter is dat heel eenvoudig te realiseren. Het ontwerpen van het proces kan continu. Zelfs tijdens vergaderingen is het heel makkelijk om werkomgevingen te wijzigen, niet te behandelen of nieuwe werkomgevingen toe te voegen.
Tijdens een besluitvormingsproces is a-synchroon werken een zeer goede optie om tijd en geld te besparen. Maar ook een online vragenlijst ter voorbereiding van een Versnellingskamer is heel effectief zodat deelnemers alvast nadenken over een onderwerp en er in de Versnellingskamer niet van ‘0’ begonnen wordt.
Maar soms wil je gewoon een aantal antwoorden op diverse vragen. Of dat nu tijdens een congres is, vooraf aan een Versnellingskamer of een eenvoudig onderzoek wat je wilt uitvoeren.
In Spilter hebben we daar de enquêtemodus voor. Organisaties die een Spilterlicentie hebben, hebben deze zelfs een keer gebruikt als ‘datumprikker’. Waarom? Omdat Spilter al een goedgekeurd softwaresysteem was binnen deze organisatie. Maar ook een complete enquêtes aan de hand van de FANO-systematiek kan met Spilter.
Klik om naar de desbetreffende werkomgeving te gaan: