Omgaan met complexe problemen -wicked problems- Spilter

Omgaan met complexe problemen (wicked problems)

Niet eerder waren er zo veel complexe vraagstukken. Deze complexiteit wordt aangewakkerd door factoren zoals toenemende verwevenheid, overvloedige informatie en snelle ontwikkelingen zoals op het vlak van technologie. Het herkennen van de dieper liggende problemen in deze vraagstukken is van essentieel belang, omdat een verkeerde aanpak kan leiden tot inefficiënte oplossingen, zonder dat dit direct door de betrokkenen gerealiseerd wordt.

Vraagstukken kunnen variëren in complexiteit, van eenvoudig tot buitengewoon ingewikkeld. Meestal zijn ze slechts symptomen van dieper liggende vraagstukken. Sommige springen eruit vanwege hun buitengewone complexiteit, zoals de vluchtelingencrisis, armoedebeleid, klimaatverandering of pandemieën. Deze vraagstukken worden ook wel “wicked problems” genoemd, niet omdat ze slecht zijn, maar juist vanwege hun ongestructureerde karakter. Ze zijn praktisch onmogelijk op te lossen vanwege hun veelzijdige en veranderlijke aard.

De complexiteit beperkt zich niet tot de grote wereldwijde vraagstukken, het kan zich ook manifesteren op lokaal niveau, binnen gemeentes, gemeenschappen en organisaties. Denk bijvoorbeeld aan regionale uitdagingen zoals de vertaling van strategie naar praktijk en het omgaan met nieuwe of onbekende situaties.

Complexiteit lijkt op een spel waarbij de regels voortdurend veranderen tijdens het spelen. Het negeren van de complexiteit en samenhang kan leiden tot ondoordachte oplossingen en zelfs leiden tot toenemende weerstand en verdeeldheid bij de voor- en tegenstanders.

De eerste stap in het omgaan met complexe problemen is te erkennen dat er geen snelle one-size-fits-all-oplossing is voor deze uitdagingen. In plaats daarvan vereisen ze een combinatie van denken en doen, ontwerpen en implementeren. De benadering omvat vaak iteratieve processen zoals Agile, Lean of Design Thinking. Dat zijn stuk voor stuk benaderingen die als doel hebben snel te leren door te experimenteren met de uitvoering, snelle en structurele analyses en voortdurende aanpassing. Snelheid en de efficiënte toepassing van wisdom of the crowd is van belang.

GDSS bij Wicked Problems

De inzet van GDSS bij “wicked problems” (complexe, ongestructureerde vraagstukken) kan bijdragen aan een meer gestructureerde en effectieve aanpak. Een GDSS (Group Decision Support System) is namelijk een geavanceerd informatietechnologiesysteem dat is ontworpen om groepsbesluitvorming te versnellen, ondersteunen en structureren. Het biedt verschillende voordelen:

Flexibiliteit: GDSS-systemen kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een vraagstuk en kunnen worden gebruikt voor verschillende soorten besluitvorming, van strategische planning tot scenario analyse.
Verbeterde informatievoorziening: GDSS-systemen stellen groepsleden in staat om gemakkelijk toegang te krijgen tot relevante informatie, gegevens en rapporten. Dit helpt bij het verminderen van misverstanden en zorgt ervoor dat alle deelnemers dezelfde gegevens hebben.
Verhoogde deelname: Wicked problems hebben vaak meerdere belanghebbenden en vereisen een breed scala aan perspectieven en expertise. GDSS kan mensen van verschillende achtergronden en locaties bijeenbrengen om deel te nemen aan de besluitvorming, waardoor een meer inclusieve en uitgebreide kennisbasis ontstaat. Dit resulteert in een breder scala aan perspectieven en ideeën.
Tijds- en kostenbesparing: GDSS-systemen kunnen reistijd en kosten verminderen die anders zouden worden besteed aan fysieke vergaderingen. Dit is vooral handig voor organisaties met verspreide teams.
Anonimiteit: In sommige gevallen kunnen belanghebbenden terughoudend zijn om hun standpunten openlijk te uiten, vooral als er tegenstrijdige belangen in het spel zijn. GDSS-systemen kunnen anonimiteit bieden, waardoor mensen vrijer kunnen spreken en ideeën kunnen delen zonder angst voor eventuele gevolgen.
Geavanceerde analysehulpmiddelen: GDSS-systemen kunnen geavanceerde analytische tools bevatten, zoals simulatie, modellering en scenario-planning, waardoor groepen complexe problemen kunnen begrijpen en evalueren.
Real-time feedback: GDSS-systemen kunnen real-time feedback bieden over de gevolgen van voorgestelde oplossingen en beslissingen, waardoor deelnemers hun standpunten kunnen bijstellen op basis van nieuwe informatie en inzichten.
Documentatie en traceerbaarheid: GDSS-systemen leggen besluitvormingsprocessen en de bijbehorende informatie vast, waardoor een duidelijke traceerbaarheid ontstaat. Dit is vooral belangrijk bij wicked problems, waar besluitvorming vaak langdurig en iteratief is.
Verbeterde consensusvorming: GDSS-systemen kunnen consensusvorming bevorderen door het proces van ideeëngeneratie en evaluatie te stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om overeenstemming te bereiken.

Wicked problems vereisen een iteratieve aanpak, waarbij oplossingen voortdurend worden aangepast en verfijnd. GDSS-systemen kunnen deze flexibiliteit bieden door de mogelijkheid te bieden om beslissingen en oplossingen gemakkelijk bij te werken en te herzien waarbij het ook mogelijk is om scenario-analyse uit te voeren, waarbij verschillende oplossingsrichtingen worden onderzocht en de mogelijke gevolgen van elk scenario worden geëvalueerd. Dit helpt bij het begrijpen van de dynamiek van het probleem en het identificeren van mogelijke oplossingsrichtingen.

Door de complexiteit in de vraagstukken te (h)erkennen, te begrijpen en op een flexibele en iteratieve manier aan te pakken, kunnen we effectievere en duurzamere oplossingen vinden voor de wicked problems waarmee we vandaag de dag steeds vaker worden geconfronteerd.