Optimalisatie van beoordelingsmethoden voor succesvolle aanbestedingen (Deel I/II)

Facebook
Twitter
LinkedIn

Aanbestedingen zijn duur: voor opdrachtgevers en zeker ook voor tenderende marktpartijen. Het beoordelen van offertes is foutgevoelig, wat voor alle betrokkenen de kosten verder kan opdrijven. Daarom groeit de aandacht voor betere beoordelingsmethoden en -technologie. Die kunnen in potentie veel faalkosten en belastinggeld besparen. Als de methoden maar eerlijk zijn voor zowel aanbesteder als aanbieder; consistent en consequent in accurate gunningsbeslissingen resulteren (robuust); en de efficiëntie van het beoordelingsproces bevorderen.

Binnen deze discussie zet ik in twee blogs het onderscheid centraal tussen het beoordelen via consensusdiscussies, versus het hanteren van gemiddelde scores binnen een beoordelingscommissie. In dit eerste deel van twee blogs bespreek ik hoe deze twee aanpakken zich tot elkaar verhouden in de praktijk. In deel twee beschrijf ik hoe verschillende methodieken, zoals de Delphi-methode, kunnen helpen bij het eerlijk, robuust en efficiënt beoordelen van offertes.

Een makkelijk antwoord op moeilijke vragen

  • Houden we ons wel aan de vastgestelde beoordelingscriteria?
  • Hoe herkennen we kwaliteit?
  • Hoe maken we onderscheid tussen de offertes?
  • Beoordelen we niet te subjectief?
  • Hoe voorkomen we dat bepaalde beoordelaars te veel invloed krijgen?
  • Hoe voorkomen we ‘group think’ in de beoordelingscommissie?
  • Wat doen we met vooringenomenheid bij beoordelaars?
  • Hoe voorkomen we bezwaren van ontevreden inschrijvers?
  • Hoe motiveren we de beoordelingen transparant en effectief voor de inschrijvers?

Dit soort vragen is relatief eenvoudig te tackelen als je kiest voor objectieve prestatiecriteria. Bijvoorbeeld het aantal te behouden bomen in de omgeving van een nieuwbouwproject of de energiebesparing in kWh bij een renovatieklus: een kwestie van tellen en klaar. Maar als je kiest voor kwaliteitscriteria die je niet anders dan subjectief kunt beoordelen, dan worden de vragen hierboven maar al te prangend!

Subjectieve beoordelingscriteria consistent en consequent beoordelen

Criteria zoals ‘samenwerking’, ‘hinderbeleving’ of ‘duurzaamheid’ zijn gangbaar in aanbestedingen binnen de grond-, weg- en waterbouwsector (GWW). Maatregelen voor dergelijke criteria kunnen door verschillende personen uiteenlopend worden gewaardeerd. Hoe ga je hier mee om in de beoordeling van offertes?

Wij zien bij de grote aanbesteders van Nederland twee oplossingsrichtingen met één gemene deler: de beoordeling laten uitvoeren door meer dan één persoon om zo de subjectiviteit te ‘dempen’. Niks nieuws onder de zon; het is zo’n beetje gemeengoed in aanbestedingsland om beoordelingen over te laten aan commissies van 3 tot 5 ‘ter zake kundige beoordelaars’.

Consensusdiscussies versus gemiddelde scores: de weg naar een gedegen beoordeling

De kern van het verschil tussen de twee oplossingsrichtingen ligt in hoe beoordelaars tot een gedeeld eindoordeel komen. Hoewel consensusdiscussies vaak worden gebruikt om tot overeenstemming te komen over scores, wint een nieuwe trend aan terrein: het nemen van het gemiddelde van individuele scores. Beide methoden kunnen leiden tot correcte en goed onderbouwde beoordelingen, mits goed uitgevoerd. Toch is de keuze tussen de twee methoden afhankelijk van enkele basale overwegingen:

1: Wegen de stemmen van verschillende beoordelaars gelijkwaardig mee of niet?

Als elke stem even zwaar weegt, is werken met gemiddelde scores effectief. Wegen stemmen van bepaalde beoordelaars echter zwaarder mee, dan heeft het meer zin om via gesprek een gedragen consensus te bereiken. Het gesprek biedt bijvoorbeeld de ruimte voor beoordelaars om in bepaalde gevallen mee te gaan in de meer relevante expertise van een andere beoordelaar.

2: Hoe vatbaar zijn de offerteteksten voor verschillende interpretaties?

Voor offertes die vatbaar zijn voor een meer subjectieve lezing werken consensusdiscussies beter dan het middelen van individuele scores. Dit kan afhangen van het soort beoordelingscriteria dat je hanteert: zijn de mogelijke aanbiedingen van inschrijvers naar verwachting al breed bekend bij de beoordelaars, of verwachten we nieuwe oplossingen of innovaties? In het tweede geval helpt een goed begeleide consensusdiscussie om uiteenlopende interpretaties gelijk te trekken.

3: Hoeveel tijd heb je?

Vergaderingen van beoordelingscommissies zijn tijdrovend. Uiteraard geldt dat ook (en nog veel meer) voor het maken van een goede inschrijving door marktpartijen—een inspanning die de beoordelaars recht mogen aandoen! En ook dat kan efficiënt gebeuren. Bij gelijke stemwaarde en minimale interpretatieverschillen kun je omwille van de tijd prima kiezen om met gemiddelde beoordelingsscores te werken. Zo omzeil je alle inspanning die totale unanimiteit van beoordelaars vraagt.

Het kan ook makkelijker!

Oké, maar kun je dan alleen tijd winnen als elke beoordelaar evenveel van de plannen mag vinden en deze plannen bovendien niet al te technisch hoogdravend of innovatief zijn? Nee. Tweewerf nee, eigenlijk. Nee: verschillen tussen beoordelaars in expertise en interpretatie van de plannen hoeven middeling van scores niet in de weg te zitten. En trouwens, nee: consensusdiscussies hoeven ook niet altijd zo complex en tijdrovend te zijn. Die kunnen eenvoudiger en sneller, en daar schrijf ik in het tweede deel van dit blog meer over.

Volgende week (blog deel II) bespreek ik twee beoordelingsmethoden en één beoordelingstechnologie die alle drie goed met elkaar te combineren zijn.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Auteur
Leon Laureij

Leon Laureij

Gerelateerd
Archief
Zoeken
Categorieën

Onderwerpen

Gerelateerd
Bericht