Een goed fundament is het halve werk

Facebook
Twitter
LinkedIn

Een goede voorbereiding is de hoeksteen van iedere succesvolle uitvoering. Dit geldt met name bij projecten in de publieke sector. Een juiste voorbereiding stelt ons in staat om doelstellingen helder te formuleren, risico’s en kosten te beheersen en om draagvlak te creëren. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen hetzelfde doel nastreven. Ondanks het evidente belang van een goede en degelijke voorbereiding schiet dit in de praktijk toch vaak tekort. Met alle gevolgen van dien.

Binnen de publieke sector is een gedegen voorbereiding van cruciaal belang voor het succes van projecten. Of dit gaat om infrastructurele verbeteringen, sociale initiatieven, of beleidsveranderingen, een goede voorbereiding kan het verschil maken tussen een succesvol of gefaald project.

Toch wint de druk om snel resultaten te boeken, en daarbij direct over te gaan tot de uitvoering, het vaak van het uitvoeren van een goede voorbereiding.

Een sterk fundament waarop de uitvoering kan rusten

De grootste valkuilen zijn duidelijk en liggen in onduidelijke doelstellingen, gebrekkige communicatie, onvoldoende risicomanagement, te strakke tijdschema’s en budgettaire problemen. Deze factoren zorgen ervoor dat er in de praktijk vaak onvoldoende aandacht besteed wordt aan de voorkant van een project, waardoor men tijdens de uitvoering van het project voor verrassingen komt te staan. In sommige gevallen zelfs zaken waardoor met terug naar de tekentafel moet of waardoor het project op een dood spoort komt te staan.

De druk om snel resultaten te boeken, politieke invloed, gebrek aan kennis en middelen, en het niet leren van het verleden hebben meer invloed dan men denkt. Het is daarom essentieel om het belang van voorbereiding te erkennen en hier in de praktijk daadwerkelijk de nodige tijd en middelen aan te besteden.

Een goed voorbereid project heeft vaak een realistischer en beter doordacht budget. Dit voorkomt overschrijdingen en zorgt voor een efficiëntere inzet van publieke middelen. Zonder een solide financiële planning kunnen kosten namelijk snel uit de hand lopen. Zeker wanneer deze onverwachte kosten gemaakt worden tijdens de uitvoering van het project. Dit leidt al snel tot financiële tekorten en mogelijk projectstopzetting

Betrek alle stakeholders

Bij een goede voorbereiding worden alle relevante stakeholders betrokken. Dit zorgt voor draagvlak en vermindert de kans op weerstand tijdens de uitvoering. En dit draagvlak moet niet alleen in de buitenwereld gerealiseerd worden, maar ook zeker intern in de organisatie. Gebrek aan communicatie tussen de verschillende afdelingen kan leiden tot misverstanden en tegenstrijdige verwachtingen. Onrealistische tijdschema’s leiden tot overhaaste beslissingen en kunnen de kwaliteit van het werk aantasten. Een veelvoorkomende valkuil die je daarbij ziet is het ontbreken van duidelijke doelstellingen of het voortdurend veranderen daarvan. Dit zorgt voor verwarring en inefficiëntie onder de projectleden, afdelingen en andere relevante betrokkenen. Dit komt veelal door onderschatting van de complexiteit van het project en omdat men simpelweg niet de tijd neemt om het grotere plaatje te zien.

In sommige gevallen zijn er simpelweg niet genoeg middelen (tijd, geld, personeel) beschikbaar om een grondige voorbereiding te doen. Zorg dan dat de beschikbare tijd zo efficient mogelijk wordt ingezet. Er dient op z’n minst dat er een korte stakeholder’-, doelstellingen en risico analyse te worden uitgevoerd. Zonder eerst een risicoanalyse uit te voeren kunnen onverwachte problemen escaleren en het project ernstig vertragen of zelfs stoppen. Door de potentiële risico’s in een vroeg stadium te identificeren, kunnen deze proactief worden aangepakt en gemitigeerd. Dit vermindert de kans op onverwachte problemen.

Er wordt in de praktijk helaas onvoldoende geleerd van eerdere projecten, waardoor dezelfde fouten keer op keer worden gemaakt.

Vertragen waar het moet om te versnellen waar het kan

Onze aanpak start om die reden altijd met een ‘Project Start-up Analyse’ om de stakeholders, scherpe projectdoelstellingen te definiëren en potentiële risico’s te identificeren, wat zorgt voor een solide basis en duidelijke richting voor een succesvolle uitvoering van het project gebaseerd op:

  • De beschikbare tijd;
  • Het stakeholdersveld en hun invloed en;
  • De mogelijke projectrisico’s

Op die manier maximaliseren wij een succesvolle uitvoering en een aanpak die strategisch is onderbouwd en waarbij de invloed van de opdrachtgever gewaarborgd is en de grootste risico’s gemitigeerd.

Ons motto ‘“Versnellen als het kan om te vertragen waar het moet” is zeer van toepassing bij deze stap. Een scherpe voorbereiding voorkomt namelijk misverstanden en zorgt ervoor dat alle betrokkenen hetzelfde doel nastreven waardoor er geen verrassingen meer ontstaan tijdens de uitvoering.

Dit zorgt ervoor dat wij een breed gedragen project kunnen opleveren, dat niet meer ter discussie wordt gesteld. Eerst even vertragen waar het moet, om daarna te versnellen waar het kan.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Auteur
Gerelateerd
Archief
Zoeken
Categorieën
Bericht