Menu
Met de toegenomen focus op kwaliteit van zowel uitvoeringsfase als eindresultaat, volstaan traditionele RAW-contracten allang niet meer, met hun duizenden detaileisen. Om écht verder te komen met je nieuwe ketenpartner—om de beste oplossingen in te kopen die zich niet in detail laten voorschrijven—zul je als opdrachtgever ruimte moeten geven aan de expertise van marktpartijen. Hiermee bedoel ik dat de uitvraag het product of dienst minder moet omschrijven in stringente technische eisen, en meer aan de hand van de functies waar het aan moet voldoen. Een verschuiving van het ‘hoe’ naar het ‘wat’; van de technische oplossing naar wat die oplevert.
Modellen en procedures bestaan er te over om de focus te verleggen van het ‘hoe’ naar het ‘wat’ in aanbestedingen. Denk aan Design & Construct contracten, de Best Value Aanpak, Vested Sourcing Business Model, of aan de portfoliocontracten die Rijkswaterstaat inzet in onder meer de omvangrijke vervanging en renovatie-taak binnen haar arealen.
Alle oplossingen in inkoop- en contractmanagement die ik hier heb genoemd hebben één belangrijke overeenkomst, die best eens een knelpunt kan gaan vormen als een aanbestedende dienst kiest om ermee te werken. Of je het nu heel voorzichtig of zeer ambitieus aanpakt; elke vorm van functioneel specificeren vraagt om een beoordeling van de kwaliteit van de oplossingen die marktpartijen aanbieden. En niet alleen in de aanbesteding, óók tijdens de uitvoering of bij oplevering. Maar om met de eerstgenoemde fase te beginnen: vanwege de vaak zeer uiteenlopende oplossingen waar aanbieders mee komen voor je functionele vraag zit je algauw met appels en peren—lastig te vergelijken.
Maar die appels en peren hoeven zeker niet zo problematisch te zijn als traditionele inkoopinzichten het wel doen voorkomen. Integendeel, ze kúnnen de vruchten worden die inkopers voor de klant plukken uit de toenemende mogelijkheden van duurzame ontwikkeling en technologische vooruitgang.
Dit vergt wel het één en ander van de aanbestedende dienst. Namelijk dat de uitvraag, ook wanneer functioneel gespecificeerd, duidelijk moet maken wat de opdrachtgever wil. En dat de inschrijvingen objectief beoordeeld worden op basis van gelijke transparante criteria. Dit uiteraard om aanbieders dezelfde kansen op gunning te geven, maar, minstens zo belangrijk, ook om tijdens de uitvoering effectief te kunnen vaststellen of het overeengekomen resultaat voldoende wordt behaald. Jurisprudentie wijst uitvoerig uit dat aanbestedingen die niet aan dit gelijkheids- en transparantiebeginsel voldoen daar niet ongestraft mee wegkomen (getuige bijvoorbeeld deze uitspraak in een recente zaak waarin de Floriade Expo in Almere werd teruggefloten omdat de uitvraag van licht, geluid en audiovisuele middelen niet duidelijk, en de beoordelingscriteria niet transparant waren).
Voldoen aan de letter van de aanbestedingswet is mooi (nee, voorwaardelijk), maar wat je vooral zal willen is de strategische doelstellingen van je aanbesteding behalen. En dan ook nog eens zó dat de binnen- en buitenwacht van je organisatie achter je gunningsbeslissing staan of deze op z’n minst zullen respecteren. Inclusief de aanbiedende partijen die de opdracht naar hun concurrent zien gaan. Dit klinkt misschien als wat veel gevraagd, maar het is wel goed mogelijk. Sterker, als je het draagvlak voor je gunningsbeslissing vergroot door het goed te motiveren, borg je meteen dat je beslissing de juiste is. Als je je beoordelingscommissie maar goed faciliteert in het opstellen van de juiste criteria én het strikt beoordelen volgens deze criteria.
De beoordelingsmethodiek Beoordelen met M.A.R.K. (Meerkleurig Argumentatief ReferentieKader) helpt daar goed bij. Nadat ik deze met collega’s bij Rijkswaterstaat heb doorontwikkeld en als standaard voor de GWW aanbestedingen uitgerold, merk ik nu bij Spilter dat andere aanbesteders er ook baat bij hebben. En inderdaad, als je werkt of nog wilt gaan werken met functionele uitvragen, dan is het een logische stap om de kwaliteit van de ontvangen inschrijvingen te Beoordelen met MARK.
Even de voordelen van de MARK methodiek voor aanbestedende diensten op een rijtje, voor het gemak gepresenteerd als de vingers van je hand en waar die voor staan:
Deze handzaamheid (vergeef me de woordgrap) wordt nadrukkelijk beaamd door de betrokkenen aan beide zijden van de markt. Inschrijvers ontdekken dat ze met behulp van het argumentatieschema en de principes van MARK hun teksten beter kunnen structureren en onderbouwen. Beoordelaars en inkopers vertellen dat ze dankzij MARK gemakkelijker de kern van een inschrijving herkennen en meer gestroomlijnd alle inschrijvingen langs dezelfde meetlat kunnen leggen.
Ons advies luidt dus, met alles wat komt kijken bij functioneel aanbesteden: zet MARK in bij het definiëren van kwaliteit (in de uitvraag) én het beoordelen daarvan (in de inschrijvingen). En een volgende logische stap voor aanbestedende diensten is om dit in een Versnellingskamer te doen. Zo maak je het proces nóg eenvoudiger en beheerster. En komen we met z’n allen dichterbij functioneel uitgevraagde contracten die de veeleisende vragen van onze tijd veel beter kunnen beantwoorden dan traditionele contracten.
Business Consultant
