In het hart van beleid

Facebook
Twitter
LinkedIn

Communicatie is een belangrijk onderdeel voor iedere organisatie, maar voor organisaties binnen de (semi-) overheid is het nóg meer van belang. Bij iedere boodschap die met de buitenwereld wordt gedeeld, van rapport, beleidsstuk, enquête tot campagne, iedereen leest, luistert of kijkt mee. Daarom is het noodzakelijk dat er duidelijk en helder wordt gecommuniceerd.

Dat is niet uitsluitend de verantwoordelijkheid van de communicatieafdeling, maar van iedereen bij de organisatie. Met dat besef is de Leidraad Factor C ontwikkeld door de Academie voor Overheidscommunicatie met als doelstelling om ‘communicatie in het hart van beleid te positioneren’.

De Omgevingswet werd in 2014 al aangekondigd als ‘de grootste wetgevingsoperatie sinds de vernieuwing van de Grondwet in 1848’. Deze wet vervangt veel wetten en regels over wonen,  infrastructuur en milieu. Met een participatieverordening. Dat is een wetgevende regeling op gemeentelijk niveau met daarin voorschriften waaraan participatie wettelijk moet voldoen. Participatie is daarmee een even zeer actueel -als cruciaal- thema.

Als we bijvoorbeeld kijken naar ruimtelijke projecten bestaan er verschillende vormen van participatie. Omwonenden participeren bijvoorbeeld via de ”inspraakprocedure” en de ”zienswijzenprocedure”. Echter leiden deze vormen van participatie in de praktijk nog niet tot het gewenste niveau van communicatie. Het is nog veelal zenden (”wat gaan we als gemeente doen”) en ontvangen (”wat vinden betrokkenen ervan”). Men blijft daarmee nog steeds denken langs de patronen van de oude wetgeving of processen. Daarmee blijft in de kern alles hetzelfde, alleen de verpakking verandert. Om participatie, of beter gezegd communicatie met burgers echt in het hart van beleid te positioneren, is dan ook een andere aanpak nodig. 

De komst van de omgevingswet zorgt daarmee voor een paradigmawisseling, een fundamenteel andere grondhouding. Met actieve (burger)deelname, andere werkprocessen en open communicatie tussen overheden en burgers.

De rol van de communicatie medewerker

Deze paradigmawisseling is nergens beter voelbaar dan op de communicatievloer bij de verschillende gemeente en uitvoeringsinstanties. Als communicatie professional maak je namelijk de overgang van sparren met collega’s binnen de afdeling naar overleggen met projectleiders, beleidsmedewerkers of omgevingsmanagers die gezamenlijk ‘buiten’ aan een project werken. Al die typen collega’s of projectleden hebben ieder een eigen visie en brengen allemaal in verschillende maten ideeën aan over hoe er over het project gecommuniceerd dient te worden met de belanghebbenden, stakeholders, burgers of omwonenden.

Dat resulteert bij veel projecten in te lange of ingewikkelde sessies, onvolledige informatie en daarmee uiteindelijk een onduidelijke gefragmenteerde boodschap naar de buitenwereld. Door de leidraad Factor-C te volgen voorkom je deze knelpunten.

Wat houdt de Leidraad Factor C in

Factor C is een methodiek om samen (integraal) aan de slag te gaan, in het bijzonder gericht op projecten en beleid. Met Factor-C heeft communicatie een plek in het hart van het beleid: in alle fases heeft communicatie daarbij een volwaardige rol.

Factor-C gaat over het denken in termen van belangen, rollen en posities. Met wie heb ik te maken en wie krijgt welke rol? Ervaring leert dat je daarmee veel weerstand, vertraging en faalkosten voorkomt. Prepareren aan de voorkant in plaats van repareren aan de achterkant.

Het toepassen van Factor C vind plaats door de stapsgewijze aanpak onder vijf pijlers samen met het projectteam te doorlopen, waarbij je via dit duidelijke stappenplan het project ontleedt en projectleden helpt bewuster te maken van het belang van goede communicatie. Het helpt dit gehele proces te stroomlijnen en inzichtelijk te maken welke strategie daarbij nodig is. Hierdoor weet je precies hoe je met de verschillende stakeholders moet gaan communiceren.

Kort samengevat is het grote voordeel dat je daardoor sneller, stapsgewijs en tot een volledig communicatieplan en participatiekalender komt, die bovenal samengesteld en gedragen wordt door alle projectleden.

K3: Krachtenveld -> Kernboodschap -> Kalender

Spilter heeft digitalisering toegepast om de belangrijkste barrières van het toepassen van de leidraad te mitigeren en je in staat te stellen de volledige Factor-C aanpak effectief, herhaaldelijk en efficiënt toe te passen. Met minimale impact op de interne organisatie.

Via onze software vorm je gemakkelijk het best passende omgevings-management voor je project, inventariseer je stakeholders en participatiethema’s en analyseer je die grondig op samenhang, doorlooptijd en benodigde middelen. Tevens voer je een scan uit die aangeeft of kritieke paden bestaan in de participatiewijzen en pas je de aanpak daarop aan.

Iedere Spilter-werkomgeving is daarbij zelf-documenterend. Dit betekent dat met slechts één druk op de knop een volledig rapport in de bekende extensies zoals o.a. Word en Excel word gemaakt. Om verslaglegging en interne overdracht simpel te maken.

Het resultaat is een compleet, gefundeerd en gedetailleerd communicatieplan, met minimale impact op de interne organisatie en omgeving. Met de Versnelling die je van ons gewend bent.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Auteur
Gerelateerd
Opdrachten
Archief
Zoeken
Categorieën
Bericht