Overheden, inspecties en beleidsorganisaties worden steeds vaker geconfronteerd met vraagstukken waarin alles tegelijk lijkt te spelen: maatschappelijke onrust, versnipperde en onvolledige data, tegenstrijdige belangen tussen stakeholders en een bestuurlijk stelsel of netwerk dat in de praktijk minder robuust blijkt dan op papier werd verondersteld. Denk aan situaties waarin burgers snel duidelijkheid verwachten, media en politiek direct reageren en beslissingen grote gevolgen kunnen hebben voor vertrouwen, veiligheid en legitimiteit.

Juist op zulke momenten is snel en daadkrachtig handelen vereist – maar wel zonder concessies te doen aan zorgvuldigheid, transparantie en verantwoording. Die combinatie van urgentie en complexiteit zorgt voor een spanningsveld, want hoe neem je besluiten terwijl niet alle informatie beschikbaar of betrouwbaar is? Hoe navigeer je tussen uiteenlopende perspectieven en belangen? En hoe houd je regie binnen een stelsel dat versnipperd, reactief of zelfs verlamd kan raken?

De uitdaging is dan ook niet alleen inhoudelijk of technisch van aard maar vooral bestuurlijk, procesmatig en communicatief. Het vraagt om nieuwe manieren van samenwerken, besluitvorming en het omgaan met onzekerheid, zowel intern als in de interactie met samenleving en ketenpartners.

Gelukkig weten steeds meer organisaties inmiddels: dit is een Spilter-vraagstuk!

Fragmentatie, tijdsdruk en ruis: waarom traditionele risicobijeenkomsten tekortschieten

Een herkenbaar startpunt voor veel van onze opdrachtgevers is de groeiende frustratie over de traditionele manier waarop risicoanalyses en kwetsbaarheidsbijeenkomsten worden georganiseerd. In een poging om ‘met elkaar het beeld scherp te krijgen’ worden experts en stakeholders samengebracht in een ruimte (fysiek of digitaal) om risico’s te inventariseren, duiden en prioriteren. Maar ondanks goede bedoelingen en inhoudelijke expertise blijft het resultaat vaak onbevredigend.

De symptomen zijn bekend: Vaag geformuleerde risico’s, versnipperde inzichten, onvolledige documentatie en vooral het gevoel dat cruciale informatie nét buiten beeld is gebleven.

Wat ontbreekt is niet alleen een methodische structuur maar ook het vermogen om in de dynamiek van groepsprocessen tot echte gezamenlijke inzichten en gedragen keuzes te komen. De knelpunten stapelen zich vervolgens op:

1. Gebrek aan openheid en psychologische veiligheid
   Deelnemers laten zelden het achterste van hun tong zien. In gemengde groepen – zeker wanneer er hiërarchie of gevoelige belangen in het spel zijn – houden deelnemers zich in. Ze delen alleen wat sociaal aanvaardbaar of veilig voelt. Kritische signalen, twijfels of lastige ervaringen blijven vaak onuitgesproken. Daardoor ontstaat een incompleet beeld van de werkelijkheid, juist op de punten waar het systeem mogelijk kwetsbaar is.
   
   

2. Fragmentatie van perspectieven
   Elke deelnemer bekijkt het systeem vanuit zijn eigen rol, mandaat en kennisgebied. Maar zonder een gestructureerde methode om deze perspectieven met elkaar te verbinden, blijft het gesprek steken in losse observaties. De samenhang tussen technische, organisatorische en maatschappelijke risico’s komt onvoldoende aan bod – terwijl juist die onderlinge afhankelijkheden de impact van een systeemrisico bepalen.
   
   

3. Tijdsdruk en overbelasting van het denkproces
   In de praktijk worden bijeenkomsten vaak ingekort vanwege agenda’s en spoed. Daardoor ontbreekt de ruimte om zorgvuldig te verkennen, te reflecteren en te verdiepen. De cognitieve belasting van deelnemers is hoog: ze worden geacht tegelijk te denken, luisteren, spreken, prioriteren én strategisch te redeneren. Dit leidt tot vermoeidheid, ruis en simplificatie van complexe vraagstukken.
   
   

4. Inefficiëntie en verlies van informatie
   De klassieke aanpak met flip-overs, post-its of spreadsheets leidt tot veel handmatige verwerking achteraf. Analyse, clusteren, digitaliseren: het kost tijd, introduceert subjectiviteit en maakt het proces traag en foutgevoelig. De energie van het gesprek verdwijnt in een traag nagesynchroniseerd registratiesysteem. Dat komt de kwaliteit van besluitvorming niet ten goede.
   
   

5. Onvoldoende vertrouwen in de uitkomst
   Zonder transparantie over hoe conclusies tot stand zijn gekomen – welke argumenten zijn gewogen, welke afwegingen zijn gemaakt – ontstaat twijfel over de validiteit en betrouwbaarheid van de uitkomst. Dit ondermijnt het draagvlak voor vervolgstappen. Risico’s blijven ‘ergens op een lijst’, maar zetten zelden aan tot echte actie.
   
   

6. Beperkte adaptiviteit en lerend vermogen
   Traditionele sessies zijn momentopnamen. Er wordt zelden systematisch teruggekeken: is dit risico inmiddels veranderd? Wat hebben we ervan geleerd? Welke signalen zagen we over het hoofd? Het lerend vermogen van de organisatie – cruciaal in een tijd van systeemcrises – blijft daardoor onderbenut.
   
   

Het gevolg? Er ontstaat een gevoel van schijnzekerheid. Het lijkt alsof er ‘aan risico’s gewerkt wordt’, maar in werkelijkheid ontbreekt grip op de diepere systeemrisico’s en kwetsbaarheden. Prioriteiten blijven onduidelijk, strategieën missen focus, en preventieve maatregelen komen niet van de grond. In plaats van wendbaarheid en versterkte veerkracht, ontstaat een reactieve dynamiek waarin organisaties telkens opnieuw worden verrast.