Het is steeds duidelijker geworden dat besluitvorming zonder participatie vaak onbedoelde gevolgen hebben en geen draagvlak genieten. Hierdoor zijn er nieuwe eisen ontstaan voor het betrekken van een breed scala aan belanghebbenden bij de besluitvormingsprocessen, wat de complexiteit alleen maar heeft vergroot en zorgt voor een flinke uitdaging voor de communicatieprofessional, beleidsmedewerker of ambtenaar. Zeker omdat die verantwoordelijk zijn voor de participatieve kant en de communicatie aanpak rond al deze projecten.
Het is namelijk geen hogere wiskunde dat wanneer een medewerker op meerdere projecten wordt ingevlogen de beschikbare tijd van deze medewerker voor deze projecten net zo hard afneemt. Hierdoor zie je in veel gevallen dat de waan van de dag begint te regeren en de beperkte tijd de oorzaak is voor een generieke communicatie aanpak. Een soort ‘one-size-fits-all’ model, in de hoop dat het uiteindelijke doel geraakt wordt.
Een generieke communicatie-aanpak is een benadering waarbij één enkele communicatiestrategie wordt gebruikt om te communiceren met verschillende doelgroepen, zonder daarbij rekening te houden met hun specifieke kenmerken, behoeften of verwachtingen. Dit leidt vervolgens tot een gebrek aan betrokkenheid en interesse in de boodschap die wordt gecommuniceerd.
Door een generieke aanpak te gebruiken, kan de kernboodschap die wordt gecommuniceerd irrelevant zijn voor veel van de doelgroepen, waardoor het risico ontstaat dat de boodschap niet wordt begrepen of genegeerd. Met alle gevolgen van dien.
Het is daarom belangrijk om de communicatie strategie af te stemmen op de belevingswereld, specifieke kenmerken, behoeften en verwachtingen van de verschillende actoren die zich in het stakeholdersveld bevinden. En daarmee de communicatie zo effectief mogelijk te maken.
Een vaak onderschatte maar cruciale eerste stap om een degelijke communicatiestrategie vorm te geven is het uitvoeren van een goede stakeholderanalyse. Dit is een cruciale stap om een aantal belangrijke redenen:
Over het algemeen kan je stellen dat een stakeholderanalyse een belangrijk instrument om ervoor te zorgen dat projecten succesvol verlopen en voldoen aan de behoeften en verwachtingen van alle belanghebbenden. Echter, door de waan van de dag wordt deze stap vaak overgeslagen en begint men al te communiceren met alle belanghebbenden in het stakeholdersveld.
Vaak omdat het project al loopt, de tijd gevoelsmatig beperkt is en er daarom direct actie ondernomen moet worden.
Met Spilter is dat niet meer nodig. In een fractie van de tijd – of bij hele drukke agenda’s – kunnen projectleden een waardevolle bijdrage leveren aan de totstandkoming van de participatie- of communicatieplan en kan er snel, eenvoudig en volledig een goede stakeholdersanalyse worden uitgevoerd.
Het exporteren en importeren van eerdere stakeholder analyses, inclusief actoren is met Spilter tevens zeer eenvoudig en overzichtelijk. Sla alle stakeholders en de Ringen van Invloed op als sjabloon en importeer dit sjabloon om de analyse nogmaals gemakkelijk en snel uit te voeren, gedurende de looptijd van het project.
Hierdoor hou je, ondanks de waan van de dag, grip op de zaak en wordt het eenvoudig om een gesegmenteerde communicatieaanpak vorm te geven.
Meer weten, kijk op onze Factor-C digitale leidraad of onze krachtenveldanalyse