Waarom een generieke aanpak niet werkt

De groeiende noodzaak van participatieve en inclusieve besluitvormingsprocessen brengt een toename in het aantal onderwerpen dat de afdeling Communicatie als prioriteit benoemd. Geheel terecht, want in veel van de onderwerpen die vandaag de dag spelen zit een duidelijke communicatie opgave. Maar wat betekent deze toename voor de uiteindelijke kwaliteit die geleverd wordt?

Het is steeds duidelijker geworden dat besluitvorming zonder participatie vaak onbedoelde gevolgen hebben en geen draagvlak genieten. Hierdoor zijn er nieuwe eisen ontstaan voor het betrekken van een breed scala aan belanghebbenden bij de besluitvormingsprocessen, wat de complexiteit alleen maar heeft vergroot en zorgt voor een flinke uitdaging voor de communicatieprofessional, beleidsmedewerker of ambtenaar. Zeker omdat die verantwoordelijk zijn voor de participatieve kant en de communicatie aanpak rond al deze projecten.

Het is namelijk geen hogere wiskunde dat wanneer een medewerker op meerdere projecten wordt ingevlogen de beschikbare tijd van deze medewerker voor deze projecten net zo hard afneemt. Hierdoor zie je in veel gevallen dat de waan van de dag begint te regeren en de beperkte tijd de oorzaak is voor een generieke communicatie aanpak. Een soort ‘one-size-fits-all’ model, in de hoop dat het uiteindelijke doel geraakt wordt.

Een generieke communicatie-aanpak is een benadering waarbij één enkele communicatiestrategie wordt gebruikt om te communiceren met verschillende doelgroepen, zonder daarbij rekening te houden met hun specifieke kenmerken, behoeften of verwachtingen. Dit leidt vervolgens tot een gebrek aan betrokkenheid en interesse in de boodschap die wordt gecommuniceerd.

Door een generieke aanpak te gebruiken, kan de kernboodschap die wordt gecommuniceerd irrelevant zijn voor veel van de doelgroepen, waardoor het risico ontstaat dat de boodschap niet wordt begrepen of genegeerd. Met alle gevolgen van dien.

Het is daarom belangrijk om de communicatie strategie af te stemmen op de belevingswereld, specifieke kenmerken, behoeften en verwachtingen van de verschillende actoren die zich in het stakeholdersveld bevinden. En daarmee de communicatie zo effectief mogelijk te maken.

Een belangrijke eerste stap

Een vaak onderschatte maar cruciale eerste stap om een degelijke communicatiestrategie vorm te geven is het uitvoeren van een goede stakeholderanalyse. Dit is een cruciale stap om een aantal belangrijke redenen:

Het identificeren van belanghebbenden: Een stakeholderanalyse helpt bij het identificeren van alle individuen, groepen of organisaties die een mogelijk belang hebben bij het project en geeft inzicht in wat de invloed is van deze actoren op het project of programma. Dit helpt ervoor te zorgen dat het gehele stakeholdersveld wordt overzien, alle belangrijke spelers worden overwogen en zij strategisch betrokken kunnen worden bij het project.
Risico’s mitigeren: Een stakeholderanalyse helpt bij het identificeren van potentiële conflicten, risico’s en uitdagingen die zich tijdens het project kunnen voordoen. Deze informatie kan worden gebruikt om strategieën te ontwikkelen om deze risico’s te verminderen en het succes van het project te waarborgen.
Maatwerk communicatie: Door alle stakeholders, met hun belang en invloed in kaart te brengen kan er een gerichte communicatie strategie worden vormgegeven voor iedere actor. Dit zal leiden tot meer steun van belanghebbenden, betere communicatie en effectievere samenwerking gedurende het project.
Het geeft inzicht in wat de behoeften en verwachtingen zijn: Door een stakeholderanalyse kunnen projectleden inzicht krijgen in de behoeften, verwachtingen en zorgen van alle belanghebbenden. Dit helpt bij het afstemmen van projectactiviteiten en -resultaten. En het geeft richting bij het vormgeven van de communicatieaanpak.

Over het algemeen kan je stellen dat een stakeholderanalyse een belangrijk instrument om ervoor te zorgen dat projecten succesvol verlopen en voldoen aan de behoeften en verwachtingen van alle belanghebbenden. Echter, door de waan van de dag wordt deze stap vaak overgeslagen en begint men al te communiceren met alle belanghebbenden in het stakeholdersveld.

Vaak omdat het project al loopt, de tijd gevoelsmatig beperkt is en er daarom direct actie ondernomen moet worden.

Versnellen als het kan om te vertragen waar het moet

Met Spilter is dat niet meer nodig. In een fractie van de tijd – of bij hele drukke agenda’s – kunnen projectleden een waardevolle bijdrage leveren aan de totstandkoming van de participatie- of communicatieplan en kan er snel, eenvoudig en volledig een goede stakeholdersanalyse worden uitgevoerd.

Het exporteren en importeren van eerdere stakeholder analyses, inclusief actoren is met Spilter tevens zeer eenvoudig en overzichtelijk. Sla alle stakeholders en de Ringen van Invloed op als sjabloon en importeer dit sjabloon om de analyse nogmaals gemakkelijk en snel uit te voeren, gedurende de looptijd van het project.

Hierdoor hou je, ondanks de waan van de dag, grip op de zaak en wordt het eenvoudig om een gesegmenteerde communicatieaanpak vorm te geven.

Meer weten, kijk op onze Factor-C digitale leidraad of onze krachtenveldanalyse