Menu
Besluitvorming – the last digital frontier
Besluitvorming, met name door grote groepen, was altijd een roerloos eiland in de beweeglijke zee van digitale transformatie. En ondanks alle online werkzaamheden en toegang tot online tools komen groepen mensen nog altijd via de traditionele, klassieke fysieke bijeenkomst tot beeld-, oordeels-, beleids- en besluitvorming.
Met een (grotere) groep mensen belangrijke besluiten nemen kan echter een grote uitdaging betekenen. Los van dat de agenda’s moeten matchen, zit je tijdens de bijeenkomst voor je het weet in een stapeling van meningen, verschuift de discussie naar hele andere thema’s of wordt er een sub-optimaal besluit genomen om er als groep maar ‘van af te zijn’.
Dat maakt besluitvorming voor veel organisaties, gemeenten of uitvoeringsinstanties naast uiterst belangrijk ook vaak tijdrovend en ineffectief. Zeker wanneer mensen fysiek samen moeten komen om tot een gedragen besluit te komen. Dat moet anders kunnen; effectiever en sneller.
De inzet van GDSS software biedt daarbij uitkomst. De combinatie van een krachtig GDSS platform met een degelijke voorbereiding, passende methodiek en ervaren facilitator wordt een versnellingskamer® genoemd.
Dat is een (expert)bijeenkomst met ‘group Decision support system (GDSS)‘ en bevat meerdere fases, zoals ideeën genereren, discussiëren, stemmen, bespreken van uitkomsten en prioriteren. Het is aan de facilitator om de bijeenkomst goed te begeleiden. Deze facilitator beheert en controleert ook de uitvoering van de fases en heeft deze van tevoren vastgelegd binnen de software.
Via de GDSS software (toegankelijk via een browser) word vervolgens aan de groep van mensen input gevraagd via verschillende typen werkomgevingen. De input die deelnemers leveren kan, terwijl de meeting bezig is, worden bewerkt, samengevoegd, gerangschikt, gescoord en zelfs in verschillende grafische vormen real-time worden teruggekoppeld aan het publiek.
Zo kan iedereen zijn mening geven, waardevolle input leveren en wordt niemand over het hoofd gezien. Dit draagt eraan bij dat de discussie bij de relevante onderwerpen blijft en iedereen gehoord word.
Door de lockdown is de arena waar deze belangrijke bijeenkomsten worden gehouden wel enigszins veranderd. Waar vroeger de mensen vooral fysiek samen kwamen om een Versnellingskamer te doorlopen zien we tegenwoordig ook een verschuiving naar de digitale arena. Onder andere door populaire meeting-software zoals MS Teams of Zoom te combineren met het Spilter GDSS platform. Hierdoor kan er besluitvorming plaatsvinden zonder dat dit locatie gebonden is of mensen fysiek aanwezig dienen te zijn. Hierdoor kunnen mensen vaak vanuit het comfort van hun eigen huis deelnemen aan de Versnellingskamer en is het voor veel deelnemers laagdrempeliger om deel te nemen.
De moderator zit in ‘de regiekamer’ achter de knoppen en stuurt de deelnemers door de bijeenkomst en bewerkt – alleen of met de deelnemers – de antwoorden en maakt die vervolgens input van nieuwe vragen en/of analyses. Dit maakt het proces niet alleen transparant en herleidbaar maar zorgt er ook voor dat er veel sneller belangrijke beslissingen worden genomen op basis van ‘wisdom of the crowd’.
Nutteloze bijeenkomsten waar geen concrete oplossingen uit voort komen zijn op die manier niet meer aan de orde. En eerlijk gezegd ook niet langer meer van deze tijd. Als de lockdown ons iets heeft bewezen dan is het wel dat we digitalisatie hebben kunnen omarmen. Nu is het zaak om de volgende stap te zetten en een efficiency slag te maken.
Een bijeenkomst via een GDSS bespaart namelijk tot wel 56% tijd en verhoogt de effectiviteit tot wel 89%.
Besluitvorming met de kracht van digitalisatie en ondersteunende software. De volgende stap.
