Menu
Als organisatie wil je onderscheidend blijven, zeker in een sterk concurrerende markt of sterk veranderende omgeving. Dat kan je doen door te focussen op duurzaamheid, klantwaarde te verhogen of door kosten te besparen door verspillingen in de processen te minimaliseren. Agile en Lean lenen zich daar uitstekend voor en zijn daarmee in te zetten bij een variëteit aan vraagstukken. Geen verrassing dus dat veel organisaties momenteel een transformatie doormaken.
Echter, wanneer we een rondje langs de velden maken dan is er snel een rode draad te zien waarom deze transformaties, met name op het vlak van zelfsturing, in de praktijk falen of verkeerd aflopen.
De grootste valkuil binnen deze transformaties is niet zo heel lastig aan te wijzen: in veel gevallen gaat het mis omdat zelfsturing als doel op zich wordt gezien. Het is in essentie niets meer dan een mindset. Een mindset waarmee je op basis van gezond verstand, samenwerken, optimalisaties, het weghouden van bureaucratie en overbodige handelingen meer snelheid, tevredenheid en succes behaalt. Zelfsturend werken is geen doel op zich, maar een middel voor verandering. Het is een veel voorkomende valkuil om te denken dat je dit alleen met tools en technieken kunt bewerkstelligen.
Zelfsturing werkt niet door simpelweg een knop om te zetten en mensen binnen de organisatie ineens alle vrijheid te geven. Dan weet namelijk niemand wat er van ze verwacht wordt en heb je de kortste weg naar het in stand houden van de oorspronkelijke situatie.
Onderzoek toont aan dat de manier van leiding geven bepalend is voor het uiteindelijke succes van zo’n transformatie. Dat wil zeggen: Managers en leidinggevenden moeten samen met medewerkers prioriteiten stellen en heldere doelen formuleren, maar de medewerkers moeten vervolgens de vrijheid krijgen om binnen die kaders te bewegen. Zij hebben daarin zelf de lead. En vooral dat punt vraagt een andere manier van leidinggeven dan we vanuit het verleden gewend zijn.
Veel organisaties zijn nog klassiek ingericht waarbij leidinggevenden de medewerkers aansturen en waarbij medewerkers goedkeuring vragen aan de leidinggevenden, in een soort ‘ouder-kind-verhouding’. Bij zelfsturing verwacht je echter dat de managers een faciliterende rol bij de medewerkers aannemen. En verwacht je dat medewerkers eigen verantwoordelijkheid nemen.
Wanneer je als manager altijd gewend bent geweest om te zeggen wat nedewerkers moeten doen, en nu ineens alleen nog maar mag faciliteren, vraagt dat een behoorlijke verandering in mindset, cultuur en houding. En dat zelfde geldt voor de medewerkers; als je voorheen altijd goedkeuring hebt moeten vragen voelt het niet natuurlijk om ineens zelf dingen te gaan ondernemen. Er is dan weinig eigen initiatief. En juist verantwoordelijkheid, initiatief en risico’s nemen horen bij deze Agile en Lean transformaties. Het is dus een complete omslag van wat veel organisaties van origine gewend zijn.
De meeste mensen hebben een gezonde weerstand tegen veranderen, waardoor we vooral tijdens de transformaties op zoek zijn naar bewijs dat het niet werkt. De verleiding om alles weer terug te draaien is namelijk groot, maar bij elke verandering horen fouten. De kracht zit in hoe je als organisatie met deze fouten om gaat. Zie je het als kans om te leren of als bewijs dat het niet werkt?
Zelfsturend werken betekent fouten durven maken, om daarmee in de praktijk te leren wat wel en vooral wat niet werkt. Daarnaast moet je kritisch naar je organisatie durven kijken en vragen te stellen als: waarom doen we dit? En wat schiet onze klant daarmee op? Agile en lean draaien dan ook om gezond verstand. Stel, je koopt een nieuwe keuken voor 50.000 euro, dan is het volkomen logisch dat je als klant elke dag even komt kijken terwijl de keuken geplaatst wordt, toch? Waarom met projecten die een veelvoud van de keuken kosten dan niet?
Vaak worden de belangrijkste stakeholders, gebruikers of klanten pas aan het einde van het proces aan tafel gehaald. Met alle gevolgen van dien. Binnen deze tranformaties worden deze belangrijke stakeholders al veel vroeger betrokken en doorlopend gepeild.
Hoe goed zelfsturing ook is de implementatie wordt een probleem als er geen adoptie of acceptatie is onder de medewerkers of (eind)gebruikers. Draagvlak is essentieel voor het succes van iedere transformatie. De tranformatiesnelweg ligt vol met oude project wrakstukken. Niet persé omdat de nieuwe software, werkwijze of aanpak tekort schiet, maar juist omdat gebruikers de hakken in het zand zetten.
We maken tegenwoordig complexe toepassingen voor complexe situaties. Het is een utopie te denken dat je vooraf daarbij alles in detail kunt vastleggen. Of zelfs bedenken. Onderweg ondervinden is cruciaal maar daarbij kan je wel goed beslagen ten ijs komen door medewerkers (of gebruikers) de juiste handvaten te bieden.
De Spilter Versnellingskamer® is een samenspel van technologie, methoden en uitvoering dat leidt tot het verder brengen (oplossen) van inhoud- en context-specifieke vraagstukken en wordt momenteel veel gebruikt door gemeenten, provincies en ministeriële uitvoeringsorganisaties. Het word geroemd om de wijze waarop het complexe processen aanzienlijk versneld door inzicht en richting te geven.
Tijdens een bijeenkomst worden in verschillende digitale werkomgevingen binnen het GDSS (group decision support software) meningen opgehaald, bewerkt, samengevoegd, gerangschikt, gescoord en in verschillende grafische vormen real-time teruggekoppeld waardoor discussies zich richten op kernpunten en draagvlak ontstaat.
Het slaat een brug tussen de huidige werkwijzen en toekomstige situatie.
Het brengt in korte tijd in kaart of mensen openstaan voor verandering. Het brengt tevens in kaart brengen wie sceptisch zijn. Door al deze actoren vroegtijdig bij de implementatie te betrekken en oprecht te bevragen naar hun visie, mening of obstakels zijn deze ook uiteindelijk te winnen voor de transformatie.
Het gaat dus verder dan alleen de methode. Zelfsturing doe je dan ook niet even zomaar. Zelfsturend moet je willen zijn en dat gaat alleen met voldoende draagvlak en de juiste insteek.
Door mensen oprecht en op tijd te betrekken en niet slechts oud gedrag in een nieuw jasje te steken.
