Het is geen geheim dat de gemiddelde beleidsmedewerker, communicatieprofessional en ambtenaar veel op het spreekwoordelijke bordje heeft en van het ene project naar de andere rent. De ene vergadering is nog niet afgerond of de andere dient zich alweer aan. Op korte termijn is dat best vol te houden maar wat doet het met de medewerkers als dit over langere periodes van ze gevraagd wordt?
En belangrijker: hoe kunnen we hier slim mee om gaan?

Hoeveel projecten hebben we het dan exact over en wanneer is dat te veel? Dat is een logische en praktische vraag die direct gesteld wordt wanneer we het over dit soort onderwerpen hebben. 

Het aantal projecten waaraan een beleidsadviseur of communicatiemedewerker van de gemeente tegelijkertijd werkt, kan echter sterk variëren en hangt van verschillende factoren af, zoals de grootte van de gemeente en het aantal projecten in de fysieke leefomgeving. Tevens kan het aantal projecten waaraan een medewerker werkt sterk veranderen afhankelijk van de fase van het project en de prioriteiten van de gemeente op dat moment. Ook speelt het maatschappelijke belang en de inhoudelijke complexiteit een grote rol in wat er van de mensen gevraagd wordt.

Over het algemeen is echter vast te stellen dat medewerkers van gemeenten, provincies en regio’s vaak meerdere projecten op hun “bordje hebben liggen” waaraan ze tegelijkertijd moeten werken.

Belangrijke onderwerpen

Een belangrijke factor die tevens op de balans drukt is de groeiende noodzaak van participatieve en inclusieve besluitvormingsprocessen. Het is steeds duidelijker geworden dat beslissingen zonder participatie van belanghebbenden vaak onbedoelde gevolgen hebben en geen draagvlak genieten. Dit brengt veel weerstand en verloren tijd met zich mee vanuit de gemeenschap. Hierdoor zijn er nieuwe eisen ontstaan voor het betrekken van een breed scala aan belanghebbenden bij besluitvormingsprocessen, wat de complexiteit van het besluitvormingsproces verder heeft vergroot en de agenda’s van de medewerkers nog verder vult. Participatieve processen hebben namelijk een flinke impact op interne resources, zoals o.a. de urenbudgetten.

Het is daarom lastig om een exact aantal te geven van het aantal projecten waaraan een medewerker gemiddeld werkt, omdat dit sterk kan variëren, net als de impact van het specifieke project waar op dat moment aan gewerkt wordt. Over het algemeen wordt echter van medewerkers van de gemeente verwacht dat ze efficiënt en effectief kunnen werken aan meerdere projecten tegelijkertijd.

Een aantal van de onderwerpen die doorlopend binnen gemeenten, provincies en regio’s spelen zijn onder andere:

• Participatie bevorderen: een belangrijke taak is om de maatschappelijke betrokkenheid van burgers aan te moedigen. Denk hierbij aan het faciliteren van openbare bijeenkomsten, workshops en online fora, om input en feedback van bijv. bewoners te verzamelen over belangrijke kwesties en beslissingen. 
• Verstedelijking en bevolkingsgroei beheersen: naarmate steden blijven groeien en verstedelijken, moeten provincies, regio’s en gemeenten manieren vinden om tegemoet te komen aan de groeiende bevolking. Denk hierbij aan essentiële diensten zoals o.a. huisvesting, vervoer en diverse openbare voorzieningen.
• Infrastructuur beheren: Doorlopend moeten zij de infrastructuur aanpakken, denk hierbij niet alleen aan nieuwbouw maar ook het onderhoud aan verouderde wegen, bruggen of openbare gebouwen.
• Vertrokken (of gepensioneerde) werknemers vervangen: ze staan voor de uitdaging om werknemers te vervangen, met name degenen met gespecialiseerde vaardigheden en ervaring. Dit vereist initiatieven voor opvolgingsplanning en personeelsontwikkeling.
• Aanpassen aan demografische samenstelling: Ze moeten zich aanpassen aan de veranderende demografische samenstelling van hun personeelsbestand, inclusief de vergrijzing van hun werknemer s. Dit vereist de ontwikkeling van beleid en programma’s die oudere werknemers ondersteunen en behouden, evenals het aantrekken en behouden van jongere werknemers.
• Openbare veiligheid handhaven: onder meer door te reageren op bijv. natuurrampen, noodbeheer en wetshandhaving.
• Ongelijkheid en armoede aanpakken.
• Klimaatverandering en duurzaamheid agenderen.
  
  

Met zo veel verschillende onderwerpen, die allen een groot belang vertegenwoordigen, zal er dus niet in het aantal onderwerpen gesneden kunnen worden maar zal er een wijziging moeten plaatsvinden in de manier waarop deze onderwerpen aangevlogen worden. Of beter gezegd; de werkdag ingevuld wordt. 

Aangezien er niet meer uren in een dag zullen komen zullen deze uren efficiënter ingezet moeten worden om meer gedaan te krijgen in dezelfde tijd. Of zelfs in minder tijd.