Technologische ondersteuning

Technologische ondersteuning bij vraagstukken

Terwijl de wereld evolueert en de complexiteit in overheidsvraagstukken lijkt toe te nemen, zetten steeds meer gemeenten en organisaties Group Decision Support Systems in. Met name de organisaties die streven naar effectieve en inclusieve besluitvorming, binnen een steeds complexere wereld. GDSS stelt besluitvormers namelijk in staat om te navigeren door de complexiteit van de moderne vraagstukken.

De toenemende omvang en interconnectiviteit van vraagstukken zoals klimaatverandering, infrastructuurbeheer en nationale veiligheid vereisen inmiddels technologische ondersteuning om effectieve besluitvorming mogelijk te maken. Vrijwel alle onderdelen van de (publieke) bedrijfsvoering zijn gedigitaliseerd maar toch komen groepen nog altijd via de traditionele, klassieke meeting tot beeldvorming, oordeelsvorming en beleids- en besluitvorming. Echter een ouderwetse bijeenkomst of het plakken van geeltjes voldoet allang niet meer. Of neemt simpelweg te veel tijd in beslag met alle belangen die overwogen dienen te worden. Group Decision Support Systems (GDSS) biedt uitkomst en zijn daarmee haast onmisbaar geworden bij het aanpakken van ingewikkelde en veelomvattende uitdagingen.

Wat is GDSS

Groeps-beslissingsondersteuningssystemen (GDSS) bestaan al 30 jaar. Ze worden ingezet voor een breed scala aan vraagstukken. Een van de eerste definities van een GDSS is dat het een “een set software-, hardware-, taalcomponenten en procedures omvatten die een groep mensen ondersteunen in een besluitvorming gerelateerde bijeenkomst” (Huber, 1984).

De nadruk ligt dus op het ondersteunen van groepsbesluitvorming – die aandacht heeft voor het managen van twee procesoverwegingen (waaronder persoonlijkheden, macht en politiek) en inhoud (waaronder deelnemersbijdragen) (Eden, 1990).

GDSS systemen integreren gegevensanalyse, voorspellende modellen en samenwerkingsmogelijkheden op een manier die uniek is voor de behoeften van organisaties in het publieke domein. Wat deze software nog interessanter maakt, is het vermogen om participatieve besluitvorming te ondersteunen. Organisaties binnen het publieke domein of andere overheidsinstanties kunnen belanghebbenden namelijk uitnodigen om deel te nemen aan het proces, waarbij transparantie en inclusiviteit worden bevorderd. Dit opent de deur naar meer democratische en op consensus gebaseerde besluitvorming.

Maar dit zijn niet de enige voordelen van de inzet van GDSS, denk ook aan:

Efficiëntie: Het optimaliseren van processen om tijd, middelen en kosten te minimaliseren terwijl de gewenste resultaten worden behaald. Dit omvat o.a. het identificeren en elimineren van verspillingen en inefficiënties.
Effectiviteit: Het zorgen dat processen leiden tot de gewenste resultaten. Het gaat niet alleen om het volgen van een procedure, maar ook om het bereiken van de beoogde doelen.
Kwaliteit: Het waarborgen van kwaliteit in alle stadia van een proces. Dit kan betrekking hebben op de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en consistentie van de output.
Flexibiliteit: Het vermogen om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden zonder hun effectiviteit of efficiëntie te verliezen.
Risicomanagement: Het identificeren, evalueren en beheersen van potentiële risico’s die het proces kunnen verstoren of negatief beïnvloeden.
Continue verbetering: Het streven naar voortdurende aanpassing en optimalisatie van processen. Dit omvat het evalueren van resultaten, het identificeren van gebieden voor verbetering en het implementeren van veranderingen om de processen te verfijnen.
Structuur: Het biedt structuur in het oplossen van vraagstukken met meerdere stakeholders en organisaties, onduidelijkheid van doel en middelen, conflicterende belangen, inhoudelijk complexe materie en tijdsdruk. Versnelt de wijze waarop groepen nog altijd via de traditionele, klassieke meeting tot beeldvorming, oordeelsvorming en beleids- en besluitvorming komen.
Traceerbaarheid: Legt alle stappen in het besluitvormingsproces digitaal vast. Het GDSS biedt een transparante omgeving waarin de besluitvorming en de redenen erachter duidelijk gedocumenteerd worden.
Snelheid: Data uit Versnellingskamers is direct beschikbaar voor bestuurders, beleidsmakers en deelnemers door de uitgebreide rapportagefaciliteit in Word of Excel.
Gelijk speelveld: Factoren als macht en politiek spelen vaak een grote rol in beleids- en besluitvorming. De Versnellingskamer egaliseert het speelveld: iedere deelnemer komt gelijkelijk aan bod en ook de minder gangbare meningen worden gehoord.

Deze onderdelen zijn fundamenteel bij het inschatten, vormgeven en beheren van allerlei soorten vraagstukken. De verzamelnaam van de dienst waarbij we het ‘Group Decision Support Software (GDSS) koppelen aan een ervaren facilitator en passende methode is De Versnellingskamer®. Dat is een samenspel van technologie, methoden en uitvoering dat leidt tot het verder brengen (oplossen) van inhoud- en context-specifieke vraagstukken en wordt momenteel veel ingezet door gemeenten, provincies en ministeriële uitvoeringsorganisaties. Daarnaast wordt er veel gebruik gemaakt van deze dienst binnen de aanbestedings- en infrastructurele trajecten van Rijkswaterstaat.

Hedendaagse besluitvorming kan namelijk zeer complex zijn en vereist vaak input van diverse belanghebbenden. Het GDSS biedt een gestructureerde omgeving waarin deze complexiteit kan worden beheerd door middel van gegevensvisualisatie, samenwerkingsfuncties en analytische tools. Met de groeiende hoeveelheid beschikbare informatie is tevens effectief beheer en gebruik van deze gegevens essentieel geworden. GDSS helpt bij het organiseren, analyseren en presenteren van informatie, waardoor betere besluitvorming mogelijk is. Het biedt een platform waarop teams kunnen samenwerken, informatie kunnen delen en gezamenlijk beslissingen kunnen nemen.

In een markt waar snelheid van cruciaal belang is kunnen GDSS besluitvormingsprocessen aantoonbaar versnellen door realtime interactie en gelijktijdige deelname van meerdere belanghebbenden mogelijk te maken, waardoor snellere besluiten worden genomen. Onmisbaar in de huidige tijden.