Voor resultaten ben je als overheid afhankelijk van anderen. Van burgers, inwoners, zakelijke partijen en maatschappelijke organisaties. Maar al deze partijen hebben een eigen belang en kennen een eigen dynamiek. Overheden willen om die reden de betrokkenen centraal stellen. En dat is precies waar de Leidraad Factor C in voorziet.

Factor C is een methodiek die vooral geschikt is voor projecten en programma’s die omgevingsgericht of opgavegericht te werk gaan en helpt bij het ontwikkelen van een communicatieaanpak die aansluit bij de doelen en belangen van verschillende stakeholders.

De leidraad is ontwikkeld door de Academie voor Overheidscommunicatie, met als doel om communicatie in het hart van beleid te positioneren. Het biedt een stapsgewijze aanpak om een strategie en plan uit te werken, waarbij het perspectief van de doelgroep centraal staat.

Het proces wordt niet alleen door communicatiespecialisten uitgevoerd, maar vind juist in samenwerking met stakeholders, dossierhouders of projectteams plaats. Factor-C speelt in op de veranderende relatie tussen de overheid en haar stakeholders, waarbij er meer nadruk ligt op samenwerking en dialoog.

Een veranderende relatie

De relatie tussen de overheid en haar stakeholders is de afgelopen jaren behoorlijk veranderd. Dit is te zien aan het feit dat het Rijk steeds vaker deelneemt aan maatschappelijke gesprekken en netwerken. Er wordt vaak eerder en beter geluisterd naar maatschappelijke organisaties, burgers en bedrijven, waardoor er steeds meer ruimte is voor dialoog en participatie. Dit vormt de basis voor een nieuwe manier van werken. In plaats van louter sturend op te treden, is het nu van belang om opgaven vanuit een omgevingsgericht perspectief aan te pakken.

Dit betekent dat communicatie vanaf het begin van een project de belangen en perspectieven van verschillende doelgroepen in ogenschouw moet nemen. Deze nieuwe aanpak leidt tot een gedegen strategie en een goed afgestemd communicatieproces, waarbij de rollen, taken en middelen duidelijk worden gedefinieerd om het gewenste resultaat te bereiken.

De factor-c aanpak bestaat daarbij uit 5 stappen:

Van opgave naar aanpak

1. De opgave. In deze fase is het essentieel dat communicatie wordt benaderd vanuit het perspectief van de doelgroep. Door al in een vroeg stadium rekening te houden met de standpunten van de doelgroep, leg je de basis voor een omgevingsgerichte aanpak. Dit stelt je in staat om de opgave te definiëren zoals deze in de praktijk wordt herkend.
2. De omgeving. In deze stap wordt nauwkeurig in kaart gebracht welke partijen betrokken zijn bij de opgave of daar belang bij hebben. Hierbij worden hun beweegredenen, hun positie ten opzichte van het project, de mate van invloed die zij uitoefenen, en de onderlinge verhoudingen grondig geanalyseerd..
3. De strategie. De strategie vormt de basis voor wat de communicatie moet opleveren. Deze stap fungeert als een opdrachtbrief en biedt een geschikt moment om de verwachtingen rondom communicatie te bespreken. Hierbij wordt ook vastgesteld wanneer de betrokkenen de communicatie als effectief beschouwen.
4. Het verhaal. Dit wordt ook wel de kernboodschap, het messagehouse of de woordvoeringslijn genoemd. Een belangrijk principe is dat het contact met de doelgroep staat of valt met een boodschap die aanspreekt, antwoorden biedt, en perspectief toont. Het waarborgt dat de belangen en zorgen van de doelgroepen een integraal onderdeel van het beleidsproces vormen.
5. De aanpak. De aanpak is cruciaal voor het succes van de strategie. Dit onderdeel richt zich op het ontwerpen en uitvoeren van een zorgvuldig communicatieproces, waarbij de juiste middelen op het juiste moment worden ingezet. Daarnaast omvat deze stap ook het maken van afspraken over rollen, taken, en financiën.

Een essentieel onderdeel van dit proces is het indelen van actoren of stakeholders op basis van hun rol en invloed. Deze indeling wordt ook wel de Ringen van Invloed genoemd.