Menu
Herken je dit? Je zit met een projectteam rond de tafel, omringd door stapels geeltjes en flip-overs. Het doel is om de belangrijkste stakeholders te identificeren, en in het begin lijkt het alsof je op de goede weg bent. Maar al snel stapelen de uitdagingen zich op: geeltjes raken kwijt, de machtsverhoudingen tussen stakeholders blijven onduidelijk, en verschillende perspectieven moeten handmatig worden vergeleken. Dan komt het echte werk: alles moet digitaal worden ingevoerd. Dat kost niet alleen tijd, maar is ook foutgevoelig.
Dit is een veelvoorkomend probleem in traditionele projectomgevingen, maar het goede nieuws is: dit kan tegenwoordig anders.
Laten we eerlijk zijn; in de praktijk werken de sessies met geeltjes vaak chaotisch, vooral wanneer er veel stakeholders zijn of er verschillende perspectieven in kaart moeten worden gebracht. Achter zulke bijeenkomsten zit in veel gevallen weinig structuur. Zeker wanneer er veel deelnemers aanwezig zijn en iedereen door elkaar heen praat. Wat je dan vaakt ziet: iedereen vult individueel geeltjes in en plakt ze willekeurig aan de wand zonder dat de achterliggende gedachte wordt gedeeld met de rest van de groep.
Als gespreksleider probeer je de discussie zo veel mogelijk te structureren en het juiste gesprek te voeren maar veel deelnemers zijn dan al gevangen in de exercitie van “geeltjes met stakeholders noteren” en “op de wand plakken”. Het mist dan de diepgang, samenhang en onderlinge verbanden die je eigenlijk in zo’n bijeenkomst met het team wilt ophalen.
Deze manier van werken leidt in de praktijk tot vertraging en, in het ergste geval, tot verkeerde conclusies.
Wat je dan vaak ziet is dat één persoon uit het projectteam de stakeholder analyse naar zich toe trekt, aangeeft het hele stakeholdersveld wel te kennen en deze vervolgens eenzijdig uit te voeren. Met alle gevolgen van dien…
Het gebruik van geeltjes en flip-overs lijkt daarom in eerste instantie handig – het stimuleert creativiteit en groepsinteractie. Maar schijn bedriegt. Hoe vaak gaat er geen cruciale informatie verloren doordat een geeltje kwijtraakt? Daarnaast kost het handmatig invoeren van alle verzamelde data veel tijd, wat niet alleen frustrerend is, maar ook de kans op fouten vergroot.
Om maar niet te spreken over het feit dat de machtsverhoudingen tussen’- en de invloeden van verschillende stakeholders, in dit soort fysieke bijeenkomsten onvoldoende inzichtelijk wordt gemaakt.
Stel je voor dat al deze frustraties tot het verleden behoren. Geen geeltjes meer, geen urenlange digitalisering na bijeenkomsten. Met één digitale tool die real-time visualisatie van het stakeholdersveld mogelijk maakt, heb je in één oogopslag inzicht in machtsverhoudingen en invloeden.
Verschillende perspectieven kunnen eenvoudig en met slechts een paar klikken worden vergeleken. Geen handmatige invoer meer nodig; alles wordt automatisch vastgelegd en overzichtelijk gepresenteerd in een online omgeving.
De voordelen van deze manier van werken zijn talrijk. In plaats van uren te besteden aan het overzetten van geeltjes naar digitale systemen, wordt alles automatisch opgeslagen en georganiseerd. Dat bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op menselijke fouten.
Een ander belangrijk voordeel van digitale tool is het gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals de ringen van invloed. Deze geeft het volledige stakeholderveld overzichtelijk weer en zorgt voor duidelijke structuur. Niet alleen helpt dit bij het documenteren en vastleggen van actoren, maar het biedt ook een kader om de discussies tijdens bijeenkomsten beter te structureren.
Dit maakt de gesprekken efficiënter en gerichter, waardoor alle deelnemers met een helder beeld van de machtsverhoudingen en invloeden aan de slag kunnen. Zo voorkom je dat belangrijke stakeholders over het hoofd worden gezien of dat cruciale informatie verloren gaat in de chaos.
Bovendien biedt de digitale omgeving de mogelijkheid voor stakeholders om vooraf hun input te geven. Dit betekent dat iedereen in zijn eigen tijd actoren kan invoeren en de fysieke bijeenkomst volledig benut kan worden voor de inhoudelijke discussie. Het gevolg?
Efficiëntere vergaderingen met meer focus op wat écht belangrijk is.
Een ander bijkomend voordeel is de directe beschikbaarheid van rapportages. Waar je normaal gesproken na een fysieke sessie nog uren of zelfs dagen bezig zou zijn met het samenstellen van een verslag, heb je nu direct na afloop een compleet en accuraat rapport in handen. Het bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat alle informatie nog vers in het geheugen ligt, wat de kwaliteit van de analyse ten goede komt.
In een tijd waarin hybride werken steeds meer de norm wordt, biedt deze aanpak nóg een voordeel: fysieke aanwezigheid is niet meer noodzakelijk. Of je teamleden nu op kantoor, thuis, of ergens anders zijn – de stakeholderanalyse kan altijd en overal plaatsvinden. Dit zorgt niet alleen voor meer flexibiliteit, maar maakt het ook makkelijker om stakeholders die geografisch verspreid zijn bij het proces te betrekken.
De tijd van geeltjes en flip-overs ligt daarmee definitief achter ons. Door te kiezen voor een digitale oplossing voor stakeholderanalyse, werk je efficiënter, voorkom je fouten en bespaar je kostbare tijd. De machtsverhoudingen en invloeden van stakeholders zijn altijd direct inzichtelijk, en rapportages worden automatisch gegenereerd. Geen handmatig werk meer, geen frustraties meer.
Dus waar wacht je nog op? Omarm de toekomst en zeg voorgoed vaarwel tegen de chaos van geeltjes.
