Samenwerken aan een succesvolle transitie

De opkomst van Agile en Lean transities in zowel publieke- als private sectoren toont aan dat traditionele, hiërarchische structuren niet meer voldoen aan de eisen van een snel veranderende omgeving. De behoefte aan flexibiliteit, klantgerichtheid, efficiëntie en innovatie heeft geleid tot de brede introductie van dit type methodologieën en werkvormen. Dit biedt, zowel in het bedrijfsleven als in de publieke sector, een manier om beter in te spelen op de veranderende behoeften en uitdagingen van deze snel veranderende tijden.

De vlucht van Agile en Lean transities vindt vooral plaats in de software sector waar het ooit gestart is, maar ook in het publieke domein heeft het zijn intrede gedaan en ook in sectoren als marketing, sales, HR, productie en operatie worden Agile en Lean werken steeds meer voelbaar. Het is dan ook niet verwonderlijk dat in een lijstje van toekomstige beroepen de Agile en Lean rollen zoals Product Owner, Scrum Master en Agile Coach hoog op de lijst voorkomen.

In het rapport van World Economic Forum Jobs of Tomorrow Mapping Opportunity in the New Economy uit 2020, waarin de toekomstige arbeidsmarkt en banen in kaart worden gebracht, staat met stip op nummer 1 de Product Owner. gevolgd door de Agile Coach op de 3^e plaats en de Scrum Master op een gedeelde 6de plaats. Kortom, Lean en Agile vertegenwoordigen een zeer belangrijke ontwikkeling binnen het bedrijfsleven

Het verschil tussen Lean en Agile

Lean en Agile zijn beide methodologieën die gericht zijn op het verbeteren van processen en het behalen van betere resultaten, zij het met verschillende benaderingen en toepassingen. Lean is ontstaan uit de Toyota Productiesysteemfilosofie (TPS) en richt zich vooral op het elimineren van verspilling en het maximaliseren van waarde voor de klant. Agile daarentegen is ontstaan als een reactie op de traditionele, hiërarchische en rigide projectmanagementmethoden. Agile is dan ook meer een mindset en een reeks methoden gericht op flexibiliteit, samenwerking, iteratieve ontwikkeling en snelle aanpassing aan veranderingen.

Hoewel Lean en Agile verschillende oorsprongen hebben en een andere nadruk leggen, hebben ze vergelijkbare doelstellingen: het verbeteren van processen, het leveren van waarde aan klanten en het stimuleren van een cultuur van continue verbetering.

Agile-methoden, zoals Scrum, bevorderen flexibiliteit door middel van iteratieve en incrementele ontwikkeling. Dit stelt bedrijven in staat om snel te reageren op veranderende marktomstandigheden en klantvereisten. Beide methodologieën stimuleren een cultuur van voortdurende verbetering en innovatie. en hierbij niet geheel onbelangrijk; Bedrijven zijn hierdoor veel meer geneigd geworden om medewerkers te betrekken.

De rol van GDSS in de transitie

GDSS (Group Decision Support System) wordt momenteel veelal ingezet binnen de (semi-)overheid als ondersteunende tool bij groepsbesluitvorming. Wat men echter vaak over het hoofd ziet is de waarde van GDSS bij andere typen vraagstukken. GDSS biedt zijn waarde vooral door het faciliteren van communicatie, het verzamelen van input van meerdere betrokkenen, het ondersteunen van besluitvormingsprocessen en het verhogen van de betrokkenheid van teams. GDSS kan daarmee een zeer belangrijke rol spelen bij Agile of Lean transities. Denk hierbij aan:

Planning:
Bij de aanvang van een Lean of Agile transitie is het belangrijk om strategische beslissingen te nemen over de implementatie. GDSS kan worden ingezet voor het faciliteren van groepsdiscussies, het verzamelen van input van verschillende belanghebbenden en het nemen van strategische beslissingen over de te volgen richting.
Implementatie:
Bij het ontwerpen van nieuwe processen, het identificeren van bottlenecks en het aanpassen van bestaande structuren is een GDSS haast onmisbaar. Het helpt bij het betrekken van teams bij het nemen van beslissingen over het aanpassen van werkmethoden of het herontwerpen van processen om efficiënter te werken. Specifiek binnen Agile-projecten kan GDSS worden gebruikt voor sprintplanning, het volgen van de voortgang en het faciliteren van dagelijkse stand-up meetings.
Continue verbetering:
Om feedback van teams en belanghebbenden te verzamelen na elke iteratie in Agile of om regelmatige evaluatiesessies te organiseren in Lean. Dit helpt bij het identificeren van verbeterpunten en het aanpassen van de strategieën op basis van real-time feedback.

De exacte fase waarin het de grootste meerwaarde biedt, kan variëren afhankelijk van de specifieke behoeften van een organisatie en de aard van de transitie. Vooral in de context van de DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve & Control) bij dit soort transities, kan GDSS zijn waarde bewijzen:

Define (Definiëren): Binnen een Agile en Lean context omvat dit stapsgewijs het identificeren van het probleem of de verbetering die nodig is binnen een specifiek proces. Hier kan bijv. de focus liggen op het begrijpen van de klantbehoeften, het vaststellen van doelen en het definiëren van de scope van de verbetering. Bij de definitiefase helpt een GDSS bij het faciliteren van brainstormsessies, waar teamleden ideeën kunnen genereren en prioriteiten kunnen stellen. Het systeem maakt het mogelijk om input van alle teamleden te verzamelen, zelfs als ze zich op verschillende locaties bevinden, en het helpt bij het vastleggen van de verzamelde informatie.
Measure (Meten): Agile en Lean methoden benadrukken het belang van meten en feedback. Tijdens deze fase worden meetbare indicatoren vastgesteld om de huidige prestaties van het proces te evalueren en om de omvang van het probleem of de verbetermogelijkheden te kwantificeren. In de meetfase kan een GDSS gegevensverzameling en -analyse vergemakkelijken door het organiseren van data en het bieden van tools voor gegevensvisualisatie. Het kan teamleden ondersteunen bij het interpreteren van metingen en het identificeren van meetbare prestatie-indicatoren.
Analyze (Analyseren): Bij Agile en Lean wordt de nadruk gelegd op het snel identificeren van de oorzaken van problemen. Dit omvat o.a. het analyseren van gegevens, het identificeren van root causes, en het begrijpen van de factoren die bijdragen aan het probleem. Tijdens de analysefase kan een GDSS helpen bij het verzamelen en integreren van gegevens van verschillende bronnen. Het stelt teams in staat om gezamenlijk gegevens te analyseren, modellen te ontwikkelen en mogelijke oorzaken van problemen te identificeren.
Improve (Verbeteren): Tijdens deze fase worden snel implementeerbare oplossingen bedacht en getest. Dit kan zich vertalen naar het implementeren van kleine, incrementele veranderingen om snel resultaten te zien en waarde toe te voegen.In de verbeterfase kan een GDSS worden gebruikt voor het vastleggen van verbeteringsvoorstellen, het faciliteren van discussies over verschillende oplossingen en het prioriteren van verbeteringsinitiatieven op basis van collectieve input.
Control (Controleren): Deze fase omvat het opzetten van mechanismen voor continue monitoring en evaluatie om ervoor te zorgen dat de verbeteringen standhouden en dat eventuele nieuwe problemen snel worden opgemerkt en aangepakt. Gedurende deze controlefase kan een GDSS dienen als een platform voor het monitoren van voortgang, het delen van rapporten over verbeteringen en het vastleggen van wijzigingen die zijn doorgevoerd. Het ondersteunt teams bij het bijhouden van de resultaten en het beheren van eventuele nieuwe issues.

De belangrijkste voordelen van het gebruik van een GDSS binnen Agile of Lean trajecten zijn samen te vatten als:

Verbeterde samenwerking: Het bevordert de participatie van alle teamleden, zelfs op afstand, en vergemakkelijkt real-time samenwerking en informatie-uitwisseling.
Gegevensgestuurde besluitvorming: Het biedt een gestructureerde omgeving voor gegevensanalyse en besluitvorming, waardoor teams sneller beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen op basis van verzamelde gegevens.
Tijd- en kostenefficiëntie: Het GDSS minimaliseert de behoefte aan fysieke vergaderingen, bespaart tijd en verbetert efficiëntie van het proces.

GDSS biedt een gestroomlijnde en geïntegreerde omgeving voor teams om sneller samen te werken, gegevens te verzamelen, te analyseren en gezamenlijke beslissingen te nemen, waardoor het zeer waardevol is bij Agile of Lean transities.