Het is een herkenbare situatie. Sinds hybride werken de norm is geworden worstelen veel organisaties met een cruciale vraag:
Hoe neem je goede en gedragen besluiten als de helft van de groep aan de andere kant van het scherm zit?
Bij Spilter zien we dit dagelijks. Waar hybride vergaderen ooit begon als noodoplossing heeft het nu officieel zijn plek gevonden op de werkvloer. Maar daarbij lopen organisaties en medewerkers tegen één groot probleem aan:
Te veel organisaties behandelen hybride besluitvorming alsof het gewoon vergaderen is, maar dan met Teams of Zoom erbij. En dat is een misvatting.
Goede besluitvorming vraagt namelijk om meer dan technologie of een online ruimte waar mensen samen komen. Het vraagt om structuur, veiligheid en het actief betrekken van alle perspectieven, ongeacht of iemand fysiek aan de vergadertafel zit of thuis achter een laptop.
Dit zorgt voor gemiste kansen. Maar ook voor frustratie, onnodige herhaling en uiteindelijk kwalitatief slechtere besluiten.
Bij Spilter begeleiden we complexe besluitvorming in organisaties waar deze uitdaging speelt. Van overheid tot energiebedrijven en van veiligheidsregio’s tot zorginstellingen.
De oplossing?
Niet nóg een videovergadering maar een Versnellingskamer-aanpak die hybride werkt als uitgangspunt heeft.
Scalda stond voor de uitdaging om haar strategische projectportefeuille beter te structureren en op te volgen. Er liepen meerdere projecten parallel, vaak met verschillende stakeholders, belangen en afhankelijkheden. Denk hierbij aan onderwijsinnovatie, samenwerking met het bedrijfsleven, digitalisering van onderwijsprocessen en Regionale samenwerking.
De klassieke manier van vergaderen en projectbewaking werkt daarbij niet meer:
versnipperde informatie, onduidelijke voortgang en gebrek aan eigenaarschap.
Scalda koos ervoor om een hybride proces in te richten met behulp van de Spilter Software en begeleiding van facilitatoren. De kern was een digitaal ondersteund besluitvormingsproces waarin:
Dit gebeurd via digitale sessies gecombineerd met fysieke bijeenkomsten. Ook deelnemers die niet altijd fysiek aanwezig kunnen zijn, doen op die manier volwaardig mee via het Spilter-platform.
Waarom dit een goed voorbeeld is van hybride werken?
Aspect | Toelichting |
Digitaal én fysiek samenwerken | Besluitvorming vond plaats in een combinatie van online sessies en fysieke overlegmomenten, ondersteund door dezelfde digitale toolset. |
Inclusieve participatie | Iedereen – van projectleiders tot bestuurders – kon input leveren via de software, ongeacht locatie of moment van beschikbaarheid. |
Gestructureerde samenwerking | Geen eindeloze discussies: alles werd vooraf en tijdens de sessies via een helder proces begeleid, waardoor besluitvorming sneller ging. |
Transparantie en opvolging | Resultaten werden meteen digitaal vastgelegd; de opvolging lag vast in het systeem en was voor iedereen inzichtelijk. |
Flexibiliteit voor hybride teams | Werkt goed in een organisatie met diverse rollen, locaties en agenda’s. Het proces was niet afhankelijk van fysieke aanwezigheid. |
Hybride besluitvorming hoeft geen behelpen te zijn. Het kan juist zorgen voor hogere inclusie (iedereen doet mee, ongeacht locatie), snellere keuzes (zonder ruis of eindeloze discussie) en duurzamere processen (minder reizen, minder herhaling).
Maar dan moet je het wel goed inrichten.
