Voor de aanbesteding van projectbeheersing van een planstudie en diverse uitvoeringsprojecten hebben we de ontvangen inschrijvingen beoordeeld met inzet van de ‘Versnellingskamer Beoordelen met MARK’.

Ter voorbereiding op de individuele beoordelingen had Spilter de inschrijvingsteksten voor ons in de online werkomgeving gezet. Die konden vervolgens binnen het systeem met de MARK-methodiek worden ontleed. Bij ons zouden inkoper en contractmanager dit samen uitvoeren.

Voordeel is dat de beoordelaars daar geen aandacht meer aan hoefden te besteden en dat de markering ‘maatregel’, ‘resultaat’ en ‘onderbouwing’ eenduidig was.

Daarna konden de beoordelaars in het softwaresysteem de aanbiedingen individueel beoordelen en hun waarderingen, scores en motiveringen invoeren. Wij hebben toen nog wel gelijkwaardige motiveringen moeten samenvoegen, maar die tijdsinvestering is in de huidige Versnellingskamer niet meer nodig.

De tijdwinst zat vooral in de manier waarop de beoordelaars consensus bereiken. Wij hadden ervoor gekozen om alleen de issues te bespreken waar geen overeenstemming over was, maar je kunt ook alle issues bespreken.

De interactie tijdens de consensusmeeting was heel goed. Door het systeem krijgt iedere beoordelaar een gelijke stem in het geheel. Het mooie hiervan was dat ook de deelnemers die communicatief wat minder vaardig zijn dezelfde inbreng hadden en dus invloed op het resultaat.

Alle besluiten in het proces werden in de werkomgeving vastgelegd voordat de volgende stap genomen kon worden.

Het grootste bijkomende voordeel was nog wel dat de rapportage na de meeting vrijwel direct beschikbaar was. Als tijdens de meeting aandacht wordt geschonken aan de motivaties en de verwoording ervan in het systeem, dan hoeft de rapportage nog maar minimaal te worden bijgeschaafd.

De inschrijvers waren achteraf ook erg te spreken over de uitgebreide terugkoppeling die zij kregen op hun inschrijvingen.

📖 Deze tekst komt uit het artikel Beoordelen met MARK in inkoopvakblad Deal! van Nevi.