Wat is een Versnellingskamer - deel IV

In eerdere artikelen hebben we de 1. de basis en  2. de voordelen en 3. het proces van een versnellingskamer besproken: een unieke methodiek waarbij complexe vraagstukken met behulp van Group Decision Support Systems (GDSS) gezamenlijk worden aangepakt.

In dit vierde deel borduren we verder op het 3e deel en gaan we dieper op het proces van een Versnellingskamer in. Hoe ziet een regulier Versnellingskamerproces eruit? Welke fasen heeft het? En hoe zorgt de versnellingskamer ervoor dat besluiten niet alleen snel, maar ook gedragen worden genomen?

Facebook
Twitter
LinkedIn

Onze werkwijze combineert een Group Decision Support System (GDSS) met fysieke bijeenkomsten, de zogenaamde Versnellingskamers, waarin zorgvuldig geselecteerde deelnemers samenwerken in het GDSS onder begeleiding van een Moderator. Hieronder volgt een globaal overzicht van onze aanpak om tot een reeks van Versnellingskamers te komen:

De start is ten allen tijden een vraagstuk vanuit een opdrachtgever. Voorbeelden van dit soort vraagstukken zijn risicobeoordelingen, de invulling van de buitenruimte in samenspraak met de belanghebbenden of de beoordeling van aanbesteding. 

Stap 1: Identificatie van het vraagstuk en koppeling met een theorie:

  • We beginnen met het begrijpen van de kern van het vraagstuk en de gewenste doelstelling.
  • Op basis hiervan kiezen we een passend theoretisch model.

Stap 2: Kiezen van het juiste model:

  • Het gekozen model helpt ons om de juiste methode te bepalen voor het aanpakken van het vraagstuk. Dit model wordt verwerkt in het GDSS systeem in de vorm van verschillende werkomgevingen die aan elkaar gekoppeld worden. Voorbeelden van deze werkomgevingen zijn hier te vinden: werkomgevingen


Stap 3: Uitvoeren van de methode:

  • We voeren de methode uit in verschillende Versnellingskamers (over het algemeen zijn dat ongeveer drie fysieke bijeenkomsten, op locatie met de geselecteerde deelnemers). In deze bijeenkomsten geven de deelnemers hun mening via de verschillende werkvormen en werkomgevingen en worden deze in rondes van groepsdiscussie onderling besproken.
  • Tijdens de Versnellingskamerbijeenkomsten zijn er meerdere rondes van overleg met de deelnemers om achter de beweegredenen en motivaties te komen. Hierdoor ontstaat een gezamenlijk beeld van het vraagstuk en beginnen mogelijke oplossingen of invulling zich te vormen. 


Optionele Stap 4: Opstellen van een sjabloon 

Na het uitvoeren van de methode in de Versnellingskamers verwerken we desgewenst de theorie, het model en de werkwijzen in een herbruikbare structuur, genaamd een sjabloon. Dit sjabloon wordt in het GDSS gezet en kan door opdrachtgevers met één druk op de knop opnieuw worden ingezet. Het sjabloon biedt daarmee een gestandaardiseerde aanpak waarmee vergelijkbare vraagstukken efficiënt en consistent kunnen worden aangepakt en als blauwdruk dient voor toekomstige sessies, wat zowel voorbereidingstijd als uitvoeringscomplexiteit vermindert.

Stap 2: Uitvoering van de Versnellingskamers

Een regulier proces bestaat uit een interne stroom, die Spilter in samenwerking met de opdrachtgever doorloopt. Dit bestaat in veel gevallen uit een projectteam waarmee doorlopend overleg plaatsvindt, de opgehaalde data uit de bijeenkomsten wordt geanalyseerd en de vervolgstappen voor aankomende bijeenkomsten worden vastgesteld. Dit is een continu proces van overleg en feedback. 

En er vind een externe stroom plaats, waarin we met de geselecteerde deelnemers (experts, belanghebbenden of praktijkdeskundigen) in fysieke bijeenkomsten genaamd Versnellingskamers input ophalen voor de besluitvorming rond het vraagstuk. 

In een regulier proces bestaat dit meestal uit drie Versnellingskamers, die overeenkomen met het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming).

Versnellingskamer 1: Beeldvorming:

  • Doel: Delen van kennis en informatie. Convergeren.
  • Resultaat: Een gezamenlijk beeld van de situatie.


Versnellingskamer 2: Oordeelsvorming:

  • Doel: Verkennen en beoordelen van oplossingsrichtingen. Divergeren.
  • Resultaat: Een gedeeld oordeel over de mogelijke oplossingen.


Versnellingskamer 3: Besluitvorming:

  • Doel: Komen tot een gedragen besluit.
  • Resultaat: Draagvlak voor het besluit en commitment voor de uitvoering.

Aanpak met Spilter

Fase I: Intakefase (met het projectteam):

  • Voorbereiding van de sessies.
  • Selectie van deelnemers.
  • Opstellen van het programma.


Fase II: Uitvoeringsfase (Versnellingskamers met de geselecteerde deelnemers):

Versnellingskamer I: Beeldvorming

      • Informatie delen.
      • Gezamenlijk beeld vormen.


Versnellingskamer II: Oordeelsvorming

      • Verkennen van oplossingen.
      • Beoordelen van oplossingen.


Versnellingskamer III: Besluitvorming

      • Besluiten nemen.


Fase III: Opleveringsfase:

Resultaat: Een gedragen besluit en commitment voor uitvoering. Dit kan bestaan uit een visiedocument, een verantwoordingsdocument of een integrale rapportage van alle genomen stappen en ingevoerde data. 

Met deze aanpak zorgen we ervoor dat complexe vraagstukken op een gestructureerde en effectieve manier worden aangepakt, met betrokkenheid en commitment van alle deelnemers.

Facebook
Twitter
LinkedIn
Auteur
Gerelateerd
Archief
Zoeken
Categorieën

Wat is een Versnellingskamer – deel III

In dit derde deel willen we dieper ingaan op het proces achter de schermen. Welke stappen worden doorlopen? Wie speelt welke rol? En hoe zorgt de versnellingskamer ervoor dat besluiten niet alleen snel, maar ook gedragen worden genomen?
Door structuur aan te brengen en met behulp van GDSS-software complexe vraagstukken op te lossen, is de versnellingskamer een onmisbaar instrument voor organisaties.

Lees verder »

Wat is een Versnellingskamer – deel II

De inzet van een Versnellingskamer is een effectieve methode om groepsdiscussies te faciliteren en besluitvormingsprocessen te versnellen. De combinatie met een Group Decision Support System (GDSS) biedt daarbij een veilige, digitale omgeving waarin deelnemers anoniem kunnen reageren op stellingen en vragen. Dit bevordert een open dialoog zonder hiërarchische invloed en helpt gevoelige onderwerpen op een gestructureerde manier te bespreken.

Lees verder »

Wat is een Versnellingskamer

De Versnellingskamer is een methode die wordt gebruikt om beleids- en besluitvorming te versnellen, vooral bij complexe vraagstukken waarbij meerdere stakeholders betrokken zijn. Het combineert een krachtig Group Decision Support System (GDSS) platform met een gedegen voorbereiding, passende methodiek en ervaren consultants, waarbij data wordt verzameld, inzichten vergaard en vervolgstappen samengesteld die direct uitgevoerd kunnen worden.

Lees verder »
Bericht