Gebaseerd op onze ervaringen met brainstormsessies met een groot aantal deelnemers hebben we enkele belangrijke stappen vastgesteld. Want gezamenlijk met 500+ deelnemers brainstormen en uiteindelijk, gebaseerd op de meningen en ideeën van alle betrokkenen, komen tot enkele uitgewerkte ideeën die door zo goed als alle deelnemers gedragen worden, is bijna een kunst te noemen!

Collectieve brainstorm

Het proces van collectieve brainstormen doorloopt altijd enkele kenmerkende stappen.  En niet onbelangrijk wanneer meerdere belangen meespelen, een onafhankelijk procesbegeleider zorgt ervoor dat objectiviteit gewaarborgd blijft. Met deze vijf stappen is van ruim 1200 ideeën toe te werken naar enkele concrete ideeën:

1. Online enquête voor het globaal ophalen wat er leeft onder de deelnemers
2. Analyse en clustering van de ideeën en meningen verzameld via de enquête
3. Brainstormsessie(s) op locatie met alle deelnemers
4. Uitwerken van de ideeën en suggesties naar volwaardige ideeën
5. Een ‘get smart’ fase en concretiseren van de belangrijkste ideeën

Stap 1: Online enquête

Deze stap is zowel voor de procesbegeleider als voor de deelnemers zeer relevant. Deelnemers komen alvast in de juiste mindset en kunnen hun eerste gedachtes, ideeën en meningen kwijt. Als procesbegeleider weet je vooraf aan de daadwerkelijke brainstormrondes op locatie wat er speelt, welke thema’s het relevants zijn en waar eventuele onvrede zit.

Stap 2: Analyse en clustering

Zo’n eerste ophaalronde via een enquête levert vaak een groot aantal responses op, waar veel ‘dubbelingen’ in voorkomen. Een belangrijke tussenstap is dan ook om alle antwoorden te clusteren en te ontdubbelen. Vervolgens kunnen op basis hiervan onderliggende thema’s worden geformuleerd. Door alle ideeën te clusteren in de Spilter software, wordt eenvoudig zichtbaar welke idee-stromingen het vaakst genoemd zijn. Hier kunnen thema’s uit worden gedistilleerd die als uitgangspunt dienen tijdens de fysieke brainstormsessie(s).

Stap 3 & 4: Brainstormsessie(s) en uitwerken naar volwaardige ideeën

Tijdens de brainstormsessie(s) op locatie vragen we alle deelnemers om individueel bij tenminste twee van de vijf thema’s mee te denken en ideeën te delen. Alle input is voor iedere deelnemer zichtbaar, middels een groot scherm en op hun eigen device. Start eerst met een gesloten ronde, waarin iedereen input kan leveren. Toon vervolgens alle ingegeven ideeën zodat deze als inspiratie dienen voor een tweede ronde. Laat deelnemers zich vervolgens samenvoegen in kleine groepjes (bijvoorbeeld per thema) om zo de door hun gekozen beste ideeën van een verdere uitwerking te voorzien.

Get smart fase

Met de uitgewerkte ideeën is het zaak om wederom met een kleinere groep aan de slag te gaan. Zij zullen onderzoek doen naar de haalbaarheid, mogelijkheden en kosten van de ideeën. Het is hierbij van belang dat zij zich onafhankelijk opstellen en eigen meningen buitenwegen laten. Het gaat in deze fase absoluut om kennis vergaren rondom de uitgewerkte ideeën. Vervolgens schrijven zij op basis van alle informatie bijvoorbeeld drie ideeën van A tot Z uit en presenteren dit aan de gehele groep.

Door voor alle fases de Spilter software in te zetten, is elke stap volledig transparant en zijn de uiteindelijke ideeën altijd terug te herleiden naar de voorafgaande sessies. Hierdoor is het draagvlak voor het resultaat vele malen groter dan bij niet-digitale brainstormsessies.