Ieder project heeft te maken met een grote variatie aan belanghebbenden. Maar zoals iedere manager of projectleider je kan vertellen bestaat er niet zoiets als een stabiel stakeholdersveld. Een deel van de stakeholders kan je namelijk vrij eenvoudig identificeren maar er zijn ook groepen waar je wellicht niet zo snel aan denkt. En die veel moeilijker te identificeren zijn.

Stakeholders komen voor in vele soorten en smaken. Veel belang, weinig belang, direct en indirect belang en interne of externe stakeholders. In een stakeholderomgeving is er altijd onduidelijkheid over welke mate van invloed bepaalde groepen belanghebbenden hebben en hoe zij ‘in de wedstrijd zitten’ ten opzichte van het aanstaande project.

Stakeholders zijn er in vele vormen

Voorbeelden van moeilijk te identificeren belanghebbenden zijn maatschappelijke organisaties, actiegroepen of de media. Dergelijke groepen stakeholders zie je snel over het hoofd en komt het geregeld voor dat het lijkt alsof een bepaalde groep weinig belang heeft, maar je dan ineens verrast wordt. En je weer terug kan naar de tekentafel, met alle gevolgen van dien.

Dat zorgt bij veel projecten en initiatieven voor een ongemakkelijk gevoel. Veel managers en projectleiders zetten een stakeholdersanalyse in als oplossing voor dit ongemak. Want zo’n analyse leidt tot inzicht. En inzicht betekent overzicht. Grip op de zaak. 

Er worden dan vaak driftig post-it’s op een muur geplakt om inzicht te krijgen in het stakeholdersveld en net op het moment dat je denkt dat er een perfecte balans is, verandert onverwacht de regelgeving, valt een stakeholder weg of steekt een onvoorziene gebeurtenis de kop op.

Stakeholders is een breed begrip. In verschillende situaties en contexten zijn verschillende mensen namelijk stakeholders. Een stakeholderanalyse wordt dan ook uitgevoerd in veel verschillende situaties: van project management tot financieel management, en van crisis- of rampsituaties tot grote bedrijfsveranderingen.

Het uiteindelijke doel

Het doel van een stakeholderanalyse is het identificeren van belanghebbenden en de relaties in beeld brengen tussen de belanghebbenden en hun behoeften of verwachtingen. Om daar vervolgens een strategische visie op te kunnen vormgeven.

In algemene zin bestaat een stakeholderanalyse uit het afwegen en balanceren van alle belangen, verwachtingen en/of eisen van iedere persoon of organisatie die er belang, invloed of nadeel van kan hebben. De exacte invulling kan daarom in de praktijk verschillen per situatie.

Binnen het bedrijfsleven, en met name bij overheidsprojecten, zijn de belangen groot en draait het vaak om veel geld. Niets is vervelender dan achteraf te moeten constateren dat er een groep over het hoofd is gezien. In de praktijk komt dat vaak voor wanneer bepaalde actoren geen actieve rol lijken te vervullen binnen het project.

Het is dan ook essentieel om de verschillende typen stakeholders in kaart te brengen, en exact te wegen of zij een grote impact (invloed) hebben op de uitkomst van het project of proces en wat hun rol daarbij is.

Maar om met deze belanghebbenden om te kunnen gaan moeten ze eerst geïdentificeerd zijn. Een goede stakeholder analyse zorgt daarvoor.

Voordelen van een goede stakeholderanalyse

Naast dat het belangrijk is om te begrijpen dat er in verschillende situaties verschillende belanghebbenden zijn is het ook belangrijk dat je deze belanghebbenden in de juiste context kan begrijpen. Daar zorgt een stakeholderanalyse voor:

• Je kan dankzij de stakeholderanalyse belanghebbenden identificeren en ze in een vroeg stadium betrekken. Hun ondersteuning zal het proces gemakkelijker laten verlopen. Daarnaast kunnen ze ook waardevolle input geven bij het vormen van bijv. een oplossing.
• Het zorgt voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project: Door iedereen mee te laten denken met de oplossingen, zullen belanghebbenden zich ook meer gehoord en betrokken voelen. Meewerken wordt dan ook een stuk aantrekkelijker.
• Het identificeren van weerstand en het afwenden hiervan: weerstand kan overal in het proces voorkomen. Het is de kunst om hiermee om te gaan en deze in de juiste richting te sturen.
• Bij een goede stakeholderanalyse zal deze je laten zien dat mensen reageren op veranderingen als gevolg van jouw project. De stakeholderanalyse geeft een structuur om moeilijkere stakeholders ook aan jouw kant te krijgen.
• Het voorkomt blinde vlekken en zorgt ervoor dat je niemand over het hoofd ziet. Niets is erger voor een project dan te moeten vaststellen dat mensen waarvan je dacht dat ze weinig belang hadden in ene wel heel veel invloed op jouw project blijken te hebben en je dan verrast wordt door deze onvoorziene groep.