Gemeenten kijken anders naar de opgave dan ministeries. Uitvoerders wijzen op wat er in de praktijk haalbaar is. Belangenorganisaties vragen aandacht voor de gevolgen voor hun achterban. Experts verschillen van mening over de beste aanpak. En bestuurders willen weten welke keuzes voorliggen, wat die betekenen en waarop zij hun besluit kunnen baseren.
Iedereen brengt iets waardevols in. Maar hoe zorg je ervoor dat al die perspectieven samenkomen in een besluit waar mensen daadwerkelijk mee verder kunnen?
Bij complexe maatschappelijke vraagstukken is verschil van inzicht onvermijdelijk. Sterker nog, het is vaak noodzakelijk. Juist door verschillende perspectieven naast elkaar te leggen worden blinde vlekken zichtbaar en komen oplossingen in beeld die anders buiten beschouwing zouden blijven.
De uitdaging ontstaat wanneer deze perspectieven onvoldoende op elkaar aansluiten.
Overleggen volgen elkaar op. Standpunten worden herhaald. Nieuwe aandachtspunten leiden tot aanvullende gesprekken. Ondertussen groeit de hoeveelheid informatie en neemt de druk om resultaten te boeken toe.
Er wordt veel besproken maar het blijft onduidelijk welke keuzes nu eigenlijk voorliggen. Zodra het concreet wordt, blijken de verschillen toch groter dan gedacht. Er lijkt wel overeenstemming te zijn, maar vaak is dat slechts op hoofdlijnen.
Als projectleider of beleidsmedewerker zit je daar middenin. Je moet ruimte bieden aan verschillende belangen, zonder het doel uit het oog te verliezen. Je wilt zorgvuldig zijn maar ook tempo maken. En uiteindelijk moet je kunnen uitleggen hoe de afweging tot stand is gekomen en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
De uitdaging is niet om iedereen hetzelfde te laten denken. De uitdaging is om met al die verschillende inzichten tot een gedragen volgende stap te komen.
Dat vraagt om meer dan een goed gesprek of een reeks vergaderingen en reguliere overleggen. Het vraagt om een proces waarin mensen niet alleen hun eigen standpunt toelichten, maar ook inzicht krijgen in de standpunten van anderen. En waarbij ze volledig begrijpen hoe dat zich verhoudt tot alle perspectieven die er zijn.
Door alle vragen die er spelen gestructureerd te behandelen verschuift de aandacht van individuele standpunten naar de inhoud en naar wat nodig is om gezamenlijk verder te komen. Het gesprek draait dan niet langer om wie wat gezegd heeft, maar juist om wat er gezegd is.
Dat betekent niet automatisch dat ieder belang volledig kan worden gehonoreerd.
Bij maatschappelijke vraagstukken zijn er nu eenmaal keuzes waarbij belangen botsen. Wel kunnen de afwegingen expliciet worden gemaakt, kunnen betrokkenen invloed uitoefenen op de inhoud en wordt duidelijker waarom een bepaalde richting wordt gekozen.
Juist dat maakt het mogelijk om ook met blijvende verschillen van inzicht verder te werken.
Een goed proces begint vóór de bijeenkomst
Wanneer de voortgang onder druk staat, ligt het voor de hand om een extra overleg in te plannen. Maar de vraag is niet altijd of er meer overleg nodig is. Vaak is eerst een betere inrichting van het proces nodig.
Wie moeten op welk moment betrokken zijn? Welke kennis en belangen moeten aan tafel komen? Welke vragen moeten worden beantwoord voordat een besluit mogelijk is? En wat moet een bijeenkomst concreet opleveren?
Niet iedere stakeholder hoeft namelijk overal over mee te praten. Wel moet duidelijk zijn wie waarover invloed heeft, hoe inbreng wordt meegewogen en wie verantwoordelijk is voor het uiteindelijke besluit.
Ook helpt het om vooraf onderscheid te maken tussen verschillende soorten vragen. Moeten we eerst gezamenlijk het probleem begrijpen? Mogelijke oplossingen ontwikkelen? Alternatieven beoordelen? Of daadwerkelijk een keuze maken?
Die stappen vragen om een andere aanpak. Wie ze door elkaar laat lopen, loopt het risico dat een gesprek over oplossingen telkens terugvalt op de vraag wat het probleem precies is. Of dat deelnemers alternatieven beoordelen terwijl nog niet duidelijk is op basis van welke voorwaarden dat moet gebeuren.
Een zorgvuldig ingericht proces voorkomt niet ieder verschil van inzicht. Het zorgt er wel voor dat de beschikbare tijd wordt besteed aan de vragen die op dat moment bepalend zijn voor de voortgang.
In bijeenkomsten met veel deelnemers zijn het niet altijd alle relevante inzichten die op tafel komen. Sommige deelnemers zijn gewend om het woord te nemen. Anderen formuleren hun bijdrage pas nadat ze hebben gehoord wat invloedrijke aanwezigen ervan vinden. Experts kunnen het gesprek onbedoeld domineren, terwijl uitvoerders juist belangrijke kennis hebben over wat in de praktijk wel en niet werkt.
Een goede procesaanpak houdt rekening met die dynamiek. Niet alleen door ruimte te geven aan het gesprek, maar ook door deelnemers eerst zelfstandig hun inzichten te laten inbrengen en deze vervolgens gezamenlijk te ordenen en te beoordelen.
Digitale ondersteuning kan daarbij helpen. Met een Group Decision Support System (GDSS) kunnen deelnemers gelijktijdig bijdragen, ideeën gezamenlijk structureren en alternatieven op vooraf afgesproken criteria beoordelen. Daardoor wordt meer van de beschikbare kennis benut en wordt zichtbaar waar overeenstemming bestaat en waar nog keuzes of discussie nodig zijn.
De technologie is daarbij niet het doel. Het gaat erom dat de inhoudelijke afweging beter wordt, dat deelnemers daadwerkelijk kunnen bijdragen en dat duidelijk blijft hoe de uitkomsten tot stand zijn gekomen.
Een bijeenkomst is niet geslaagd omdat iedereen aanwezig was of omdat alle agendapunten zijn behandeld.
De relevante vraag is wat er na afloop mogelijk is geworden: Is er een gedeeld beeld van de opgave? Zijn de belangrijkste alternatieven in kaart gebracht? Is duidelijk welke belangen en argumenten bij de afweging een rol spelen? Weten betrokkenen welke keuzes zijn gemaakt, welke vragen nog openstaan en wie de volgende stap zet?
De uitkomsten moeten bruikbaar zijn voor het projectteam, de bestuurlijke besluitvorming en de verantwoording naar betrokkenen. Niet elk traject eindigt met volledige overeenstemming. Soms is het belangrijkste resultaat juist dat duidelijk wordt waar partijen het oneens over zijn, welke consequenties dat heeft en welke beslissing nu voorligt bij degene die daarvoor verantwoordelijk is.
Ook dat is vooruitgang. Het voorkomt dat onopgeloste kwesties telkens opnieuw op tafel komen zonder dat duidelijk wordt wat er nodig is om ze te beslechten.
————————————————————————————————————–
Bij Spilter begeleiden we processen waarin veel partijen, uiteenlopende belangen en complexe inhoud samenkomen. Met de Versnellingskamer® combineren we procesbegeleiding, inhoudelijke werkvormen en digitale ondersteuning om groepen te helpen hun kennis te bundelen, alternatieven af te wegen en tot bruikbare resultaten te komen. Daarbij staat niet de methode of de technologie centraal, maar de opgave waarvoor mensen bij elkaar komen. Wat moet er worden bereikt? Welke vragen moeten worden beantwoord? En welke vorm van samenwerking is nodig om daadwerkelijk verder te komen?
Soms vraagt dat om eerst te vertragen: om verschillende perspectieven zorgvuldig te onderzoeken, aannames expliciet te maken en de juiste vragen scherp te krijgen. Juist daardoor kan de volgende stap sneller en met meer onderbouwing worden gezet. Want bij complexe maatschappelijke opgaven is vooruitgang niet alleen een kwestie van weten waar je naartoe wilt. Het gaat er ook om dat je het proces zo inricht dat verschillende partijen samen kunnen bepalen hoe je daar komt.
Werk je aan een maatschappelijke opgave waarbij veel partijen betrokken zijn, maar het lastig blijkt om van verschillende perspectieven naar concrete keuzes te komen? Dan denken we graag mee over de inrichting van het proces en de stappen die nodig zijn om verder te komen.
