Herkenbaar? Dan heb je mogelijk te maken met een zogenoemd wicked problem.
Denk aan de energietransitie, nationale veiligheid, de inrichting van het landelijk gebied of inclusief onderwijs. Het zijn maatschappelijke opgaven die niet binnen de grenzen van één organisatie, beleidsdomein of project kunnen worden opgelost. Ze vragen om samenwerking, maar juist die samenwerking maakt de besluitvorming ingewikkeld.
Het probleem is niet dat er te weinig wordt nagedacht. Het probleem is dat alle inzichten, belangen en afhankelijkheden onvoldoende samenkomen in een gezamenlijk handelingsperspectief.
Bij een relatief overzichtelijk vraagstuk kun je vaak de stappen naar een besluit identificeren: informatie verzamelen, alternatieven afwegen en een keuze maken. Bij complexe vraagstukken werkt dat anders.
De verschillende onderdelen van het vraagstuk beïnvloeden elkaar. Een keuze op het ene beleidsterrein heeft gevolgen voor een ander.
Wat voor de ene stakeholder een noodzakelijke randvoorwaarde is, kan voor een andere partij juist een belemmering vormen. Bovendien verandert het vraagstuk terwijl je eraan werkt.
Nieuwe inzichten, politieke ontwikkelingen of maatschappelijke verwachtingen kunnen de uitgangspunten opnieuw ter discussie stellen.
Dat maakt het lastig om tot een gedeeld beeld te komen. En zonder dat gedeelde beeld wordt het moeilijk om prioriteiten te stellen, afhankelijkheden te benoemen en besluiten te nemen.
In de praktijk ontstaan dan herkenbare patronen:
Meer overleg is dan niet automatisch de oplossing. Soms is juist een andere manier van samenwerken en besluitvorming nodig.
Een actueel voorbeeld is de opgave rond ‘Inclusief Onderwijs‘, waaraan Spilter momenteel met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan samenwerkt.
De ambitie is helder: onderwijs waarin meer leerlingen, ongeacht hun ondersteuningsbehoefte, volwaardig kunnen deelnemen. Maar achter die ambitie gaat een omvangrijke veranderopgave schuil.
Het gaat niet alleen om scholen of leerlingen. Ook leraren, schoolbesturen, samenwerkingsverbanden, ouders, ondersteuningsorganisaties en de overheid spelen een rol. Verschillende perspectieven, verantwoordelijkheden en randvoorwaarden moeten bij elkaar worden gebracht.
Daarbij hangen de onderwerpen sterk met elkaar samen. Aanpassingen in de ondersteuning van leerlingen hebben bijvoorbeeld gevolgen voor de organisatie van scholen, de beschikbare expertise en de belasting van leraren. Een verandering op één onderdeel kan dus niet los worden gezien van de andere onderdelen.
Tegelijkertijd is er een duidelijke tijdsdruk. Er moet binnen een relatief korte periode worden toegewerkt naar concrete adviezen en een samenhangend perspectief op de benodigde veranderingen.
Dit vraagt om meer dan het ophalen van meningen of het verzamelen van maatregelen. De uitdaging is om alle beschikbare kennis en praktijkervaring te vertalen naar een samenhangende veranderstrategie.
Wat moet er veranderen? Welke ontwikkelingen moeten we versterken? Wat vraagt om een andere inrichting? En welke voorwaarden moeten eerst worden ingevuld voordat volgende stappen mogelijk zijn?
Juist bij dit soort opgaven is het belangrijk om het vraagstuk niet verder op te knippen dan nodig, maar de samenhang expliciet te maken.
Bij complexe vraagstukken ligt de reflex vaak bij het organiseren van meer overleg, het uitbreiden van onderzoek of het schrijven van een nieuwe notitie. Begrijpelijk, maar lang niet altijd effectief.
Wat zo’n vraagstuk nodig heeft is een proces waarin verschillende perspectieven daadwerkelijk met elkaar worden verbonden. Waarin deelnemers niet alleen hun eigen standpunt inbrengen, maar ook kunnen reageren op inzichten van anderen, verbanden kunnen leggen en gezamenlijk tot afwegingen komen.
Dat vraagt om een zorgvuldige procesinrichting. Niet direct naar oplossingen springen, maar eerst gezamenlijk scherp krijgen:
Door deze vragen gestructureerd te behandelen ontstaat ruimte om voorbij de afzonderlijke standpunten te kijken. Verschillen worden zichtbaar en bespreekbaar. Niet om ze weg te nemen, maar om ze mee te nemen in de uiteindelijke afweging.
Om dit proces te faciliteren en versnellen maakt Spilter gebruik van een Group Decision Support System (GDSS). Dit is digitale ondersteuning voor groepsgewijze analyse, samenwerking en besluitvorming.
Het GDSS is daarbij nadrukkelijk geen doel op zich en ook geen systeem dat zelfstandig besluiten neemt. Het ondersteunt de inhoudelijke en procesmatige stappen die nodig zijn om met een groep tot betere besluitvorming te komen.
De kracht zit in de mogelijkheid om verschillende soorten werkvormen en analyses met elkaar te verbinden. In plaats van losse bijeenkomsten en afzonderlijke documenten ontstaat een samenhangend proces waarin iedere stap voortbouwt op de vorige.
Denk bijvoorbeeld aan:
De uitkomsten worden samengebracht in concrete aanbevelingen, ontwikkelrichtingen of transitiepaden. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar wat er moet veranderen, maar ook naar wat daarvoor nodig is, welke stappen logisch op elkaar volgen en waar de belangrijkste voorwaarden liggen.
Het GDSS maakt het mogelijk om deze stappen digitaal te ondersteunen en inhoudelijk met elkaar te verbinden. Inbreng blijft traceerbaar en eerdere inzichten hoeven niet telkens opnieuw te worden opgehaald. Daardoor kan een groep in relatief korte tijd veel meer doen dan alleen informatie uitwisselen.
Een belangrijk onderdeel van complexe veranderopgaven is het vertalen van een gewenste toekomst naar concrete veranderingen in de praktijk.
Daarbij helpt het om onderscheid te maken tussen drie bewegingen:
Door deze bewegingen in samenhang te bekijken ontstaan transitiepaden. Daarmee wordt duidelijk welke veranderingen nodig zijn, welke afhankelijkheden er bestaan en waar de volgorde van maatregelen bepalend is.
Het voorkomt dat een ambitie blijft steken in een verzameling goede voornemens. Tegelijkertijd maakt het zichtbaar dat niet alles tegelijk kan of hoeft. Juist door prioriteiten en afhankelijkheden expliciet te maken, ontstaat een realistisch perspectief op verandering.
Wanneer je verantwoordelijk bent voor een complex beleids- of verandertraject, herken je waarschijnlijk de spanning tussen inhoudelijke zorgvuldigheid en de behoefte aan voortgang.
Je wilt alle relevante partijen betrekken, voldoende ruimte bieden voor verschillende perspectieven en zorgvuldig omgaan met de belangen die spelen. Tegelijkertijd moet er resultaat komen. Er zijn deadlines, bestuurlijke verwachtingen en mensen die willen weten wat de volgende stap is.
De oplossing zit niet noodzakelijk in nóg een overleg of nóg een onderzoeksrapport. Het begint bij de vraag of je het besluitvormingsproces goed hebt ingericht.
Wicked problems verdwijnen niet door een vergaderagenda of een nieuw beleidsdocument. Ze vragen om een manier van werken waarin complexiteit niet wordt weggedrukt, maar hanteerbaar wordt gemaakt.
Spilter helpt organisaties daarbij met de Versnellingskamer®: een combinatie van procesbegeleiding, inhoudelijke werkvormen en digitale ondersteuning met GDSS. We ontwerpen het proces rondom de opgave, begeleiden de samenwerking en zorgen ervoor dat inzichten uit verschillende perspectieven worden verbonden en vertaald naar concrete resultaten.
Daarbij blijft de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij de betrokken organisaties en hun experts. Spilter zorgt voor de structuur, de begeleiding en de hulpmiddelen om gezamenlijk verder te komen.
Want bij complexe vraagstukken is de belangrijkste vraag niet hoe je iedereen zo snel mogelijk aan tafel krijgt. De vraag is hoe je ervoor zorgt dat iedereen aan tafel samen verder komt.
