De opgedane kennis verdampt en de software wordt niet volledig benut binnen de organisatie. In plaats van een waardevolle toevoeging aan het werkproces blijft de software een losse tool die slechts door een enkeling sporadisch wordt gebruikt. Waarom gebeurt dit en belangrijker nog: hoe kunnen we dit voorkomen?
Uit onderzoek naar leerprocessen blijkt dat mensen binnen enkele dagen tot weken het merendeel van wat ze geleerd hebben vergeten wanneer ze dit niet actief toepassen. Dit is de beroemde ‘forgetting curve’ van Ebbinghaus. Het meeste vergeten gebeurt direct na het leren; binnen een uur kan al 50% van de informatie verloren gaan. Na een dag is dit percentage verder opgelopen tot ongeveer 70%, en zonder herhaling blijft er na een maand nog slechts 10-20% van de oorspronkelijke kennis over. Zonder herhaling en praktijkervaring blijft slechts een fractie van de kennis hangen. Als een training wordt ervaren als losstaand en niet direct verbonden is met de dagelijkse werkzaamheden dan is het effect ervan minimaal.
Daarnaast speelt er nog een ander fenomeen: medewerkers voelen vaak geen urgentie om nieuwe software te gebruiken als zij niet direct de voordelen ervaren. Ze blijven vasthouden aan hun vertrouwde werkwijze, waardoor innovatie langzaam of helemaal niet wordt doorgevoerd. Zelfs met de beste intenties is dit een uitdaging. Voor een training wordt bewust tijd vrijgemaakt maar zodra de deelnemers terugkeren naar hun werkplek, worden ze weer opgeslokt door de dagelijkse realiteit. De waan van de dag neemt het over: dringende e-mails, ad-hoc vergaderingen en brandjes die geblust moeten worden zorgen ervoor dat de opgedane kennis ongewild naar de achtergrond verdwijnt.
De sleutel tot succesvolle adoptie ligt in praktijkgericht leren. Het is niet genoeg om software alleen te introduceren en te trainen; het moet direct verweven worden in de werkprocessen. Dit betekent dat medewerkers tijdens de training al werken met hun eigen projecten en direct ervaren hoe de software hen helpt om sneller en beter beslissingen te nemen. Wanneer zij al in de eerste sessies tastbare resultaten zien groeit de motivatie om de software ook daadwerkelijk te gebruiken.
Bovendien is herhaling essentieel. In plaats van een eenmalige training die als een losstaand event wordt gezien werkt een traject met regelmatige follow-up sessies veel beter. Korte, herhaalde trainingsmomenten versterken de kennis en zorgen ervoor dat medewerkers blijven oefenen. Dit wordt ook wel ‘spaced learning’ genoemd: kennis wordt over een langere periode verspreid aangeboden waardoor het beter blijft hangen.
Naast regelmatige herhaling is het waardevol om interne ambassadeurs aan te wijzen: medewerkers die enthousiast zijn over de software en hun collega’s kunnen begeleiden. Dit verlaagt de drempel voor anderen om vragen te stellen en de software in hun werk te integreren. Wanneer medewerkers van elkaar leren en samen successen boeken wordt de adoptie vanzelf versterkt.
Om te voorkomen dat trainingen een eenmalige gebeurtenis blijven zonder blijvende impact moet de software structureel worden opgenomen in de dagelijkse processen. Dit betekent dat het gebruik ervan niet optioneel moet voelen, maar een logische stap in de workflow moet zijn. Dit vraagt om betrokkenheid van het management, duidelijke werkinstructies en een cultuur waarin continu leren en verbeteren centraal staat.
Leidinggevenden spelen hierin een cruciale rol. Als zij actief het gebruik van de software stimuleren en het belang ervan onderstrepen, wordt de adoptie versneld. Wanneer het gebruik van de software wordt meegenomen in teamdoelstellingen en evaluaties wordt het niet langer gezien als ‘iets extra’s’, maar als een integraal onderdeel van het werk.
Het succesvol implementeren van software gaat verder dan een éénmalige training. Het vraagt om een combinatie van directe toepassing, herhaling, peer learning en een structurele inbedding in de werkprocessen. Door medewerkers actief te betrekken, hen successen te laten ervaren en een leeromgeving te creëren waarin zij continu worden ondersteund zorg je ervoor dat de software niet alleen wordt geleerd, maar ook daadwerkelijk wordt geleefd.
