Met vier projecten betekent dat kortgezegd dat dit teamlid maximaal 10 uur aan ieder project per week kan besteden. Wanneer een project normaal gesproken 2,5 maand in beslag zou nemen bij volledige focus duurt het in deze situatie ineens tien maanden voordat er ook maar één enkel project is afgerond. En dit is nog een optimistisch scenario. Hoe meer projecten er zijn, hoe langer alles duurt.
In de praktijk worden projecten voortdurend onderbroken door spoedklussen, ad-hoc vergaderingen en veranderende prioriteiten. Tel daar bij op dat veel organisaties projecten niet helder prioriteren waardoor ineens alles even belangrijk lijkt. Hierdoor hopt een team van taak naar taak, zonder dat iets écht afkomt. De waan van de dag regeert en langzaam maar zeker stapelen de onafgemaakte projecten zich op.
Het resultaat? Iedereen is heel druk met druk zijn maar de impact blijft uit. Teams voelen frustratie omdat ze altijd achter de feiten aanlopen en zelden de voldoening ervaren van een afgerond project. Deadlines worden opgeschoven, planningen raken achterhaald en innovatie blijft steken in de startblokken.
Wat we in de praktijk veel zien is dat alle projecten als even belangrijk worden beschouwd. De waan van de dag regeert hierdoor en prioriteiten worden nauwelijks gesteld. Teams springen van het ene project naar het andere, waardoor de voortgang per project traag is en het eindresultaat op zich laat wachten. Ze spenderen een uurtje aan project A, vervolgens 2 uur aan project B en iedereen is gevoelsmatig heel druk bezig maar na verloop van tijd is vaak nog geen enkel project afgerond. Dit is precies het patroon dat zichtbaar wordt gemaakt in de volgende afbeelding:
Dat kan ook anders! Door duidelijke prioriteiten te stellen en met focus aan een geselecteerd project te werken worden er in een halfjaar wél projecten afgerond. Dit betekent dat een team zich richt op één of twee projecten tegelijk en pas een nieuw project oppakt wanneer het vorige is afgerond. Op deze manier blijft de werkdruk behapbaar en worden projecten daadwerkelijk succesvol afgesloten.
Een concreet praktijkvoorbeeld: een organisatie had zes lopende projecten. Na een analyse bleek dat medewerkers voortdurend hun aandacht moesten verdelen, waardoor geen enkel project opschoot. Door een strikte prioritering in te voeren en maximaal twee projecten per team te laten lopen, werden in een halfjaar tijd twee projecten succesvol afgerond. De medewerkers ervoeren minder stress en de kwaliteit van het werk nam toe:
Een Group Decision Support System (GDSS) kan een cruciale rol spelen bij het stellen van de juiste prioriteiten. Met een GDSS kunnen teams gezamenlijk bepalen welke projecten als eerste aandacht verdienen en welke taken de meeste impact hebben. Hierdoor ontstaat structuur en focus en worden projecten daadwerkelijk succesvol afgerond.
Door middel van data-analyse en prioriteringen kan een GDSS inzicht geven in welke projecten het meeste bijdragen aan de organisatiedoelen. Dit voorkomt dat teams blijven hangen in een cyclus van half afgemaakte taken en continu veranderende prioriteiten.
Druk zijn met druk zijn is een valkuil waar veel projectgerichte organisaties in trappen. Zonder prioritering en focus worden medewerkers opgeslokt door hun werk zonder tastbare resultaten te boeken. Door bewust keuzes te maken en gebruik te maken van hulpmiddelen kan een organisatie efficiënter werken en sneller successen boeken. Zo verandert “druk zijn” weer in productief zijn.
