De Omgevingswet en de toenemende nadruk op participatieve besluitvormingsprocessen dwingen gemeenten om actief met hun omgeving in gesprek te gaan. Participatie is niet langer een vrijblijvende keuze, maar een verplichting. Maar terwijl de focus vaak ligt op hoe externe belanghebbenden bij besluitvorming worden betrokken blijft een cruciaal aspect onderbelicht: de interne organisatie. Want buiten participeren betekent intern organiseren.
Het succesvol vormgeven van participatieprocessen binnen de Omgevingswet vereist een andere werkwijze dan gemeenten en overheidsinstellingen van oudsher gewend zijn. In de praktijk schakelen daardoor veel publieke organisaties te snel over naar de uitvoering, zonder eerst grondig de impact op hun middelen en medewerkers te overwegen.
Veel overheidsinstanties duiken vol enthousiasme in participatietrajecten zonder eerst stil te staan bij wat dit betekent voor hun interne structuur, middelen en werkwijzen. Dit leidt vaak tot:
De Omgevingswet heeft als doel de regels voor ruimtelijke ontwikkeling te vereenvoudigen en samen te voegen. Burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties moeten vroegtijdig worden betrokken bij de besluitvorming over hun leefomgeving. Deze verschuiving naar meer participatieve besluitvorming brengt aanzienlijke veranderingen met zich mee. Gemeenten moeten hierdoor hun oude werkprocessen aanpassen, de medewerkers moeten nieuwe vaardigheden ontwikkelen en er moet meer aandacht zijn voor communicatie en samenwerking, zowel intern als extern.
Veel organisaties onderschatten de tijd en middelen die nodig zijn om participatie goed te organiseren. Participatieprocessen kosten tijd en geld. Als deze kosten niet goed worden ingecalculeerd kunnen ze leiden tot budgetoverschrijdingen en vertragingen. Tevens moeten medewerkers extra uren draaien om het participatietraject weer recht te trekken. Uren die vooraf niet ingecalculeerd waren.
Een goede interne organisatie is daarom cruciaal voor het succes van participatieve besluitvorming.
Een middelgrote gemeente startte laatst een participatietraject rondom de herinrichting van een stadsplein. Enthousiast werd een reeks bijeenkomsten georganiseerd waar inwoners hun visie konden geven. Al snel bleek echter dat:
De gemeente werkte nauw samen met bewoners en ondernemers, wat leidde tot innovatieve oplossingen en een sterkere sociale cohesie. Echter, de gemeente onderschatte de benodigde tijd en middelen, wat leidde tot vertragingen, frustraties bij bewoners en additionele kosten.
Door medewerkers goed voor te bereiden en actief te betrekken kunnen zij beter inspelen op de input van burgers en andere stakeholders, wat leidt tot beter onderbouwde en breed gedragen besluiten. Wanneer zulke participatieprocessen soepel verlopen en input serieus wordt genomen, vergroot dit de tevredenheid van zowel medewerkers als burgers.
Daarnaast zorgt een goed georganiseerde interne structuur ervoor dat de oplossingen die worden ontwikkeld, haalbaar en toekomstbestendig zijn. En ook niet geheel onbelangrijk: de kosten beheersbaar blijven.
De Omgevingswet en de toename van participatieve besluitvormingsprocessen vragen om een zorgvuldige interne organisatie. Het is essentieel om de impact op middelen, werkprocessen en medewerkers goed in kaart te brengen en hierop te anticiperen. Alleen dan kunnen de voordelen van participatie volledig worden benut en kunnen valkuilen worden vermeden.
Een goed voorbeeld is de gemeente Zeist. Hier werd een nieuw bestemmingsplan ontwikkeld met intensieve betrokkenheid van burgers. De gemeente moest haar werkprocessen aanpassen en medewerkers trainen in nieuwe vaardigheden zoals faciliteren en communiceren. Dit leidde tot een beter gedragen en kwalitatief hoogstaand bestemmingsplan.
Buiten participeren betekent dan ook intern organiseren. Gemeenten en overheidsinstanties moeten participatie niet zien als een losstaande activiteit, maar als een integraal proces dat vraagt om interne afstemming, heldere rolverdelingen en structurele ondersteuning. Door vooraf goed na te denken over de impact op de organisatie voorkom je valkuilen en zorg je dat participatie écht bijdraagt aan betere besluitvorming.
