Menu
Uit tientallen onderzoeken die zijn uitgevoerd naar de werking van Group Decision Support Systemen (GDSS) luidt het antwoord: Ja. De resultaten van 54 studies1 zijn nauwkeurig onderzocht en wat blijkt:
In 89% van de onderzoeken leidt de inzet van GDSS tot een hogere effectiviteit vergeleken met bijeenkomsten zonder digitale ondersteuning. Ook rapporteert 62% meer efficiëntie in het besluitvormingsproces. Deelnemers ervaren in 73% van de testen meer overeenstemming en in 80% van de onderzoeken waar dit is meegenomen zijn zij van mening dat de resultaten bruikbaarder zijn dan bij de traditionele manier van brainstormen.
De tevredenheid over het proces is bij deelnemers bovendien hoger en zij ervaren meer gevoel van participatie. De mogelijkheid om anoniem hun mening te ventileren helpt hen hierbij. Ook het feit dat zij tegelijkertijd hun input kunnen geven draagt bij aan hun tevredenheid. Tenslotte hebben deelnemers het gevoel dat de kwaliteit van de resultaten hoger is wanneer zij digitaal brainstormen. Brainstormsessies verlopen dus niet alleen sneller, onderzoek wijst uit dat ook de kwaliteit hoger is.
Digitaal brainstormen werkt.
Hoe komt het dan dat digitale ondersteuning slechts sporadisch zijn weg vindt naar de vergaderruimte? Of iemand daadwerkelijk een nieuwe technologie gaat gebruiken hangt af van een aantal factoren. Het UTAUT model [2], een theorie over de acceptatie en het gebruik van technologie, beschrijft vier elementen die bepalend zijn voor adoptie:
1. Verwachte prestatie: Wat is het nut van deze technologie?
2. Verwachte investering: Wat voor moeite moet ik hiervoor doen?
3. Sociale invloed: Wie verwacht van mij dat ik het ga gebruiken?
4.Condities van faciliteiten: Zijn alle faciliteiten beschikbaar en werkt het ook?
De Universiteit Twente heeft recentelijk onderzoek [3] gedaan naar de inzet van digitale hulpmiddelen. Daaruit blijkt dat potentiële gebruikers een aantal beren op de weg zien bij het gebruik ervan. Meestal gaat het om de verwachting die proefpersonen hebben. Zij willen weten of het gebruik van deze software werkelijk nuttige resultaten oplevert. En er bestaat de angst dat alle aanwezigen onafgebroken over hun computer gebogen zitten. Dit kan volgens hen een negatieve invloed hebben op de discussie of het creatieve proces. De voorbereiding bij een bijeenkomst met digitale ondersteuning kan naar hun mening veel extra tijd kosten. En wat als de techniek niet werkt. Of het werkt wel, maar het wordt totaal verkeerd ingezet. In het algemeen is weerstand tegen verandering een bekend fenomeen. Vooral bij nieuwe technologieën. Ook dit mogelijke obstakel kwam naar voren in het onderzoek.
Alle proefpersonen oordeelden achteraf echter positief over het gebruik van de Group Decision Support Systemen. Besluitvorming verloopt sneller en de kwaliteit van de beslissingen ligt hoger, het is gebruiksvriendelijk en heeft toegevoegde waarde voor de bedrijfsvoering. Doordat er meer aandacht is voor de voorbereiding, is deze beter en meer gestructureerd. Iedereen kan tegelijkertijd zijn mening geven, waardoor er juist meer tijd is voor discussies. En zo nu en dan in alle rust je gedachten kunnen ordenen en ideeën intypen, is juist voor veel mensen heel waardevol.
Hoe zorg je ervoor dat digitale ondersteuning werkelijk ondersteuning biedt en zelfs versnelling en verbetering? Een randvoorwaarde is dat de software naar behoren werkt en alle benodigde apparatuur aanwezig is. Belangrijk ook is dat bijvoorbeeld de directie het nut onderschrijft en het gebruik aanmoedigt. Wat overblijft is het bijstellen van de verwachtingen die men heeft; door het informeren en laten ervaren de beren op de weg wegjagen. Zodat beter van niet.. beter van wél wordt.
[1] Fjermestad, J. & Hiltz, S.R. (2000). Group Support Systems: A Descriptive Evaluation of Case and Field Studies. Journal of Management Information Systems, 17, p.113-157.
[2] Venkatesh, V., Morris, M. G., Gordon, B. D. and Davis, F. D. 2003. User Acceptance of Information Technology: Toward a Unified View. MIS Quarterly, 27, 3 (2003), 425-478.
[3] Koenen, S.K. (2013). Why does almost nobody use Group Decision support Systems? Universiteit Twente.
