
Een goed ingerichte methodiek is meer dan een tool; het is een proces dat mensen verbindt. Door gezamenlijk te werken met een gestandaardiseerd framework, ontstaat er een gedeeld beeld van de situatie en de uitdagingen. Dit leidt niet alleen tot snellere besluitvorming, maar ook tot meer draagvlak, omdat alle betrokkenen zich gehoord en betrokken voelen en weten wat hun rol is.
Zoals ook beschreven in ‘Besluitvorming als Last Digital Frontier’, zorgt een gestandaardiseerde aanpak ervoor dat inzichten uit verschillende disciplines op een gestructureerde manier worden samengebracht. Dit voorkomt dat belangrijke perspectieven worden gemist en versterkt de kwaliteit van het uiteindelijke besluit.
Echter, als we kijken naar de uitvoering van projecten en dan met name op het onderdeel van projectbeheersing lijkt alles zo goed als gedigitaliseerd te zijn. De ene software-oplossing voor projectmanagement is nog uitgebreider dan de andere. Zonder uitzondering zijn er talloze aanbieders die software aanbieden waarmee u in staat bent een project volledig te beheersen en middels dashboards inzichtelijk te maken. Deze systemen reduceren financiële risico’s, creëren overzicht en verminderen tijds- en/of kwaliteitsverlies.
Maar wanneer je kijkt naar de besluitvorming die leidt tot de totstandkoming van zo een project: Een project waar soms jaren aan gewerkt wordt, we miljoenen in investeren, waarvoor we hele projectmanagementsystemen aanschaffen en inrichten. Hoe wordt dat vormgegeven? Welke plaats heeft digitalisatie daarin genomen? Het antwoord is even vanzelfsprekend als tragisch. We doen dat namelijk hoofdzakelijk op de wijze waarop we dat altijd deden. In zaaltjes met flip-overs. En iedereen met zijn of haar geheel eigen methode.
Er is dan ook een fundamenteel verschil op te merken in de manier waarop we projectbeheersing en besluitvorming benaderen. Projectmanagement is in veel organisaties grotendeels gedigitaliseerd, met geavanceerde tools die helpen om processen te stroomlijnen, risico’s te beheren en resultaten inzichtelijk te maken. Maar de besluitvorming die aan de basis ligt van deze projecten blijft vaak steken in traditionele werkwijzen.
Het probleem ligt niet alleen in de middelen die we gebruiken (zoals flip-overs en whiteboards) maar vooral in de aanpak en het gebrek aan standaardisatie en digitalisering in de besluitvormingsprocessen. Dit contrasteert sterk met de investeringen die worden gedaan in projectbeheersing en projectmanagementsoftware.
Wat als we dezelfde aandacht en middelen zouden besteden aan de besluitvorming als aan de uitvoering? Denk aan software die niet alleen helpt om de juiste stakeholders in kaart te brengen, maar ook om besluitvormingsprocessen te structureren en transparant te maken, met data-ondersteuning en real-time inzichten.
Wat ons tegenhoudt, is vaak een combinatie van traditionele cultuur, angst voor verandering en onderschatting van de impact van goede besluitvorming. Het digitaliseren van deze processen biedt echter een enorme kans om organisaties beter te laten functioneren en sneller en met meer draagvlak tot betere resultaten te komen.
Een Group Decision Support System (GDSS) zoals dat van Spilter biedt de mogelijkheid om methodieken volledig op maat in te richten. Het systeem geeft gebruikers de vrijheid om hun eigen aanpak te ontwerpen, of bestaande bewezen sjablonen toe te passen. Met de flexibele structuur van het GDSS kun je namelijk verschillende werkomgevingen, zoals brainstormsessies, prioriteringsmodules of stakeholderanalyses, in iedere gewenste volgorde op elkaar aansluiten en combineren tot een complete methodiek.
Deze flexibiliteit maakt het mogelijk om een methodiek volledig af te stemmen op de specifieke behoeften van een project of vraagstuk. Denk aan het ontwikkelen van een aanpak die past bij het creëren van draagvlak of eentje die bijdraagt bij de besluitvorming over complexe vraagstukken.
Voor wie geen tijd of behoefte heeft om een methodiek vanaf nul te ontwerpen, biedt Spilter een breed scala aan standaard sjablonen. Deze sjablonen zijn gebaseerd op bewezen methodieken en praktijkervaring en beslaan uiteenlopende vraagstukken. Van een stakeholderanalyse die helpt bij het identificeren van de juiste betrokkenen, tot risicosessies en prioriteringsmodules die structuur aanbrengen in complexe besluitvorming. Door gebruik te maken van deze sjablonen bespaar je niet alleen tijd, maar ben je ook verzekerd van een aanpak die zich in de praktijk heeft bewezen.
Bij complexe vraagstukken zoals de energietransitie of nationale veiligheid hebben organisaties vaak te maken met een groot aantal stakeholders met uiteenlopende belangen. Met behulp van een methodiek zoals de Ringen van Invloed, vastgelegd in het GDSS, wordt inzichtelijk welke partijen betrokken zijn en welke rol zij spelen. Een dergelijke aanpak helpt niet alleen om prioriteiten te stellen, maar ook om blinde vlekken te vermijden en strategieën aan te scherpen.
Een ander krachtig voorbeeld is het gebruik van de bow-tie bij risicosessies. Door risico’s gestructureerd te identificeren en te prioriteren, wordt duidelijk waar de grootste aandacht nodig is, wat weer leidt tot een efficiëntere inzet van middelen en mensen.
Het toepassen van methodieken via een GDSS biedt dan ook niet alleen structuur, maar versterkt ook de samenwerking en besluitvorming. Of je nu kiest voor een op maat gemaakte aanpak of gebruik maakt van standaard sjablonen, de kern blijft hetzelfde: samen denken, samen beslissen en samen versnellen. In een wereld waar complexiteit de norm is, vormt een gestroomlijnde methodiek een krachtige sleutel tot succes.