Besluitvorming over complexe onderwerpen verloopt vaak moeizaam

Besluitvorming over complexe onderwerpen verloopt vaak moeizaam. Denk hierbij aan onderwerpen zoals de energietransitie of armoedebeleid. Vraagstukken waar veel mensen een mening over hebben. Dat creëert een spanningsveld, want een vuistregel is: hoe meer mensen er betrokken worden, hoe langer de besluitvorming zal duren. Dat is niet vreemd, met veel verschillende deelnemers, visies, belangen en belevingen. Hoe breng je besluitvorming dan in versnelling?

Waarom zelfsturing mislukt

Zelfsturing (of zelforganisatie) is hot topic. Het is een belangrijke bouwsteen binnen de populaire Agile en Lean transformaties. Een succesvolle implementatie is echter nog wel een ‘dingetje’. Want zeggen dat je als organisatie zelfsturend – of lean of agile – bent is namelijk wezenlijk anders dan daadwerkelijk zelfsturend zijn.

De volgende stap in besluitvorming

De afgelopen jaren zijn we getuige geweest van de impact van COVID-19 en de bijbehorende lockdown. We hebben daardoor in razend tempo moeten wennen aan een nieuwe manier van leven, werken en communiceren, waarbij de nadruk vooral op digitalisatie lag. Inmiddels hebben miljoenen mensen in Nederland geleerd hoe ze op afstand kunnen (samen)werken, leren en delen.
We hebben met elkaar bewezen dat het anders kan. Maar kan het ook beter?

Ruis in de besluitvorming

Wanneer we besluiten nemen, vooral bij complexe en belangrijke beslissingen, is onze overtuiging dat we helder denken, rationeel afwegen en vervolgens logisch oordelen. En daarmee uiteindelijk een weldoordachte keuze maken. Echter, zonder dat we ons daar bewust van zijn worden we sterk beïnvloed en heeft dit directe invloed op de kwaliteit van ons besluit.

Het digitaliseren van besluitvorming

Besluitvorming is van alle dagen en gebeurt in alle uithoeken van de samenleving: van sportverenigingen tot ministeries en van projectteams tot bestuurskamers. Daarentegen is besluitvorming voor veel organisaties, gemeenten en uitvoeringsinstanties zowel uiterst belangrijk als tijdrovend en ineffectief. Het inzicht groeit dat digitalisering besluitvorming niet alleen versnelt, maar ook de genomen besluiten beter onderbouwt, voorziet van breder draagvlak en inzichtelijker rapporteert.

Belemmeringen in besluitvorming

Elk besluitvormingsproces leidt tot een definitieve keuze, die aanleiding geeft tot actie. Het kan worden beschouwd als een probleemoplossende activiteit, die een optimale oplossing oplevert voor een specifiek vraagstuk. Maar tijdens het proces van besluitvorming kunnen er factoren gaan spelen die het proces juist belemmeren of zelfs tegenwerken.

Groepsbesluitvorming structureren

Met een groep mensen belangrijke beslissingen nemen kan een grote uitdaging blijken. Zeker wanneer er te licht over groepsbesluitvorming wordt gedacht. Dan zit je voor je er erg in hebt in een stapeling van meningen, verschuift de discussie naar hele andere thema’s of wordt er een minderwaardig besluit genomen om er ‘maar van af te zijn’. Dat komt in veel gevallen omdat er onvoldoende bewustzijn en sturing is van het groepsproces.

Verlammende data

Data is de levensader van veel moderne organisaties. Data geeft bedrijven mogelijkheden om analysen uit te voeren en uit zeer grote aantallen platte data snel te herleiden ‘wat’ er gebeurt en op basis daarvan verklaringen te maken en voorspellingen te doen. Maar juist op dat vlak gaat het vaak mis. Want alhoewel data je kan vertellen ‘wat’ er gebeurt, kan het je vaak nog niet vertellen ‘waarom’ het gebeurt. En laat het nu vooral de ‘waarom’ zijn die interessant is.

De intensiteit van participatie

Met de huidige ontwikkelingen, zowel maatschappelijk als politiek, verandert er veel in het dagelijks leven van burgers. Dit leidt tot een grote behoefte om invloed uit te kunnen oefenen op besluitvorming. Gemeenten en overheden beseffen steeds meer dat een sterke invulling van participatie om continue aandacht vraagt en om echte co-creatie.

Antwoorden op complexe vragen

De samenleving, wetgeving en technologie zijn aan het veranderen en dat brengt de nodige uitdagingen met zich mee.
Voor een belangrijk deel ligt dat aan de hoeveelheid, complexiteit en onderlinge verbondenheid van vraagstukken. Aan de andere kant ligt dat aan de snelheid waarmee de veranderingen plaatsvinden.