Hybride samenwerken vraagt meer dan een scherm en een microfoon. Het vraagt om een doordacht ontwerp, waarin fysieke en online deelnemers gelijkwaardig kunnen meedoen. Wij zorgen dat iedereen bijdraagt én mee kan bewegen – met slimme procesontwerpen en digitale ondersteuning die versterkt, niet afleidt.
Sinds hybride werken de norm is geworden, wordt er veel vergaderd met een scherm ertussen. Maar echt samenwerken in een hybride setting? Dat blijkt in de praktijk lastig. Fysieke deelnemers domineren vaak het gesprek, terwijl online deelnemers zich sneller terugtrekken. Techniek leidt geregeld af, en de opbrengst van zulke bijeenkomsten blijft daardoor vaak oppervlakkig, gefragmenteerd of rommelig.
Voor complexe, interactieve besluitvorming — zeker wanneer meerdere stakeholders betrokken zijn — vormt dit een serieus risico. Als het proces hapert, raken niet alleen de mensen uit verbinding, maar ook de inhoud versnipperd. Vertraging ligt op de loer, net als misverstanden en verlies van draagvlak. Juist dan is zorgvuldige procesbegeleiding essentieel.
Bij Spilter ontwerpen we hybride sessies als volwaardige processtappen.
Dat betekent: we denken vooraf na over wie wanneer meedoet, wat synchroon moet en wat prima asynchroon kan, en hoe we de tooling zo inzetten dat iedereen actief kan bijdragen, of je nu fysiek aanwezig bent of online.
We combineren sessies slim met digitale voorbereiding (zoals een enquête of belangenkaart), en gebruiken ons eigen platform (GDSS) tijdens én na de sessie om input op te halen, te ordenen en te vertalen naar bruikbare inzichten. Zo creëren we geen hybride sessie, maar een hybride traject — waarin elk moment functioneel is.
De praktijk laat zien: niet iedereen kan altijd op hetzelfde moment op dezelfde plek zijn. Toch wil je iedereen goed betrekken, zonder in te leveren op diepgang of draagvlak. Daarom ontwerpen wij Versnellingskamers als flexibele trajecten, waarin digitale en fysieke onderdelen elkaar versterken.
Vooraf verzamelen we inzichten met een digitale intake of scenarioverkenning, zodat deelnemers goed voorbereid starten. Tijdens de sessie brengen we mensen samen — op locatie én online — waarbij iedereen gelijkwaardig meedoet via onze software. Na afloop kunnen we de keuzes of prioriteiten verder aanscherpen met een extra online stemronde.
Doordat elke stap methodisch is ontworpen en ondersteund met slimme tools, blijven proces en inhoud stevig — óók als de groep gespreid werkt.
Een goed ontworpen hybride proces is inclusief, efficiënt en navolgbaar. Je bereikt méér mensen, met minder reistijd en meer gestructureerde input.
Deelnemers voelen zich gezien en gehoord, ook als ze niet fysiek aanwezig zijn. En opdrachtgevers houden de regie, omdat de output digitaal beschikbaar is, direct bruikbaar voor vervolgstappen.
– Programmamanager Strategie & Beleid, NAM
