Academy
Login

Strategische projectaanpak met GDSS software

De onderwijsorganisatie Scalda, een onderwijsinstelling uit Zeeland, stond voor de uitdaging om complexe projecten sneller en strategischer te starten. Binnen verschillende afdelingen was behoefte aan een methodische aanpak om projecten (van interne communicatie tot onderwijsinnovatie) gezamenlijk te analyseren en gericht op te starten. Er was behoefte aan:

  • Eenduidige besluitvorming tussen diverse stakeholders
  • Prioritering van thema’s en actiepunten
  • Draagvlak voor uitvoering
  • Interne deskundigheid op het gebied van procesbegeleiding

Met de inzet van Spilter’s GDSS-software en de methodiek van de Project Start Analyse (PSA) brengt Scalda structuur en scherpte aan in het analyseren, prioriteren en organiseren van projecten. In het afgelopen jaar volgden verschillende afdelingen binnen Scalda twaalf trainingen op locatie om zelf PSA’s te faciliteren en uit te voeren onder begeleiding van ons Spilter Group Decision Support System.

Waarom Spilter is ingezet

  • Versnelde beeldvorming, oordeelsvorming en voorbereidende besluitvorming door zowel techniek als passende werkvormen.
  • Een high impact omgeving waarbij op basis van een gestructureerde aanpak inzichten stapsgewijs worden verkregen en besluiten genomen.
  • Eliminatie van factoren als macht en politiek, belemmerend denken vanuit de huidige situatie.
  • Maakt meningen realtime inzichtelijk in duidelijke grafieken waarmee de sessie interactief, inhoudelijk en effectief verloopt
  • Realiseren toename van het eigenaarschap op genomen besluit door betrokkenheid en transparantie.

Werkvorm

Scalda heeft daarbij gekozen voor structurele inzet van het Project Start-up Analyse (PSA) sjabloon en de GDSS-software van Spilter. Met een meerjarige licentie faciliteert Scalda op consistente wijze projectstart-ups, waarbij teams gezamenlijk projectdoelen, risico’s, rollen en afhankelijkheden analyseren. Door de training van medewerkers en de ingebedde aanpak ontstaat een gedragen en herhaalbare werkwijze die leidt tot betere afstemming, duidelijkheid en eigenaarschap vanaf de start van elk project.

Waar hebben wij al een Versnelling aangebracht​

Aanpak

Samen met Spilter koos Scalda voor een aanpak in drie stappen:

  1. Training op locatie
    Gedurende twaalf trainingsdagen op diverse locaties werden medewerkers van Scalda opgeleid in:
    * Het uitvoeren van een Project Start Analyse (PSA)
    * Het technisch faciliteren via de GDSS-software van Spilter
    *Het modereren van besluitvormingssessies

  2. Toepassing in de praktijk: 
    Het doel van de PSA richtte zich op het ontwikkelen van een nieuw intern communicatiebeleid. Tijdens deze trainingen werkten medewerkers vanuit verschillende afdelingen aan vragen als:
    * Wat zijn onze gezamenlijk vastgestelde doelen voor dit project?
    * Welke communicatiebehoeften spelen er?
    * Wie zijn de belangrijkste stakeholders?
    * Wat zijn de grootste dreigingen voor effectieve interne communicatie?
    Deze PSA was niet alleen inhoudelijk waardevol maar vormde tevens een praktijktoets voor de collega’s die op dat moment in training waren.

  3. Verankering van de methodiek
    Door PSA’s te combineren met training en eigen uitvoering bouwde Scalda in korte tijd interne capaciteit op voor het zelfstandig begeleiden van complexe project starten. De methode wordt inmiddels breed toegepast binnen de organisatie.
Opdrachtgever: Scalda

Toepassing:

Ingezette methode:

    12x een training op locatie

    Project Startup Analyse

Aantal deelnemers: +/- 10 deelnemers per training
Vanuit Spilter: Steven Wagemaker
    & Jerry van Staveren
 Duur Sessie:    2 dagdelen per training

Achter de schermen

De kracht van Spilter zit in het combineren van technologie (GDSS) met een gestructureerde aanpak (PSA). De methodiek maakt complexe besluitvorming transparant en efficiënt. Voor Scalda betekent dit: minder ad-hoc, meer focus. De organisatie blijft zelf aan het roer, met ondersteuning van een bewezen methodiek.

Resultaat

  • Interne PSA-capaciteit: meerdere medewerkers zijn nu inzetbaar als facilitator
  • Efficiëntere projectstarts met gedeeld inzicht en draagvlak
  • Betere prioritering en scherpere scope bij nieuwe projecten
  • Strategische vertaling van abstracte thema’s zoals communicatie naar concreet beleid
 

Contact

Neem geheel vrijblijvend contact met ons op en wij kijken wat voor u de best passende oplossing is. Aan de hand van een korte intake kunnen wij een goede indicatie geven van de kosten. 

Specialist op dit onderwerp is Steven Wagemaker. Hij is bereikbaar via steven@spilter.nl 

contact